選考や内定を辞退したい!メールや電話での断り方やマナーを解説!

選考や内定を辞退したい!メールや電話での断り方やマナーを解説!

「もう本命の企業から内定をもらっているし、他の会社のことなんかどうでもいいや」と、連絡をせずにそのままにしておいていいのでしょうか?それは一社会人としての礼儀やマナーにかける、失礼な行動になってしまいます。今回は内定や選考を断る場合に信頼を損なわないためのマナーや断り方を解説します。

選考を辞退する時にもマナーを守ろう

マナー

就職活動中には、興味を持つ企業や会社にいくつか応募することでしょう。書類選考が通って、面接選考まで行けたらこんな嬉しいことはありません。面接も通って内定まで決まれば、いよいよ就職が決まります。

でも、各企業によって面接や内定が通るタイミングは違うので、せっかく選考が通っても、すでに別の企業への内定や就職を決めてしまった、ということもあることでしょう。

そんな時はどうしたら良いでしょうか。「もう本命の企業から内定をもらっているし、他の会社のことなんかどうでもいいや」と、連絡をせずにそのままほうっておくでしょうか。

それは一社会人としての礼儀やマナーにかける、失礼な行動になってしまいます。

もし学生の方であるなら、企業から学校側にクレームが入り、今後のその学校との付き合いや信頼関係にも影響してくることでしょう。

ですからたとえ他で内定が決まったとしても、それ以外で面接や選考が通っている企業があるなら、必ず選考を辞退する旨の連絡を入れることは大切です。

選考辞退の連絡はメール・電話、どっちがいいの?

メール

選考辞退の連絡をする時に、メールと電話のどちらで連絡した方が良いのか、迷ってしまいますよね。

結論から言うと、選考辞退の連絡はメールでも電話でも、どちらでも構いません。

できるだけ電話の方が誠意を見せることにはなると思いますが、企業側もたくさんの応募者からの連絡があることでしょうし、自分たちの仕事で忙しく、電話に出られないということもあるでしょう。

そういう時はメールで一報入れておくのも良い方法ですし、メールだけで終わらせたからといって失礼に当たるということはありません。

もし人事の方にとてもお世話になった、など感謝を伝えたいのであれば、一度メールを入れておき、その後電話でも連絡を入れるなら、気持ちがより伝わるかもしれませんね。

メールで選考辞退する時の注意点

メールでも電話でも選考辞退することはできますが、どちらの場合にもいくつか注意点があります。

社会人としての最低のルールやマナーを守ったうえで辞退の連絡を入れるようにしましょう。

ではまず、メールで選考辞退の連絡を入れる時に、どんな点に注意すると良いでしょうか。

なるべく早めにメールを送る

選考や面接の辞退をしようと決めたなら、なるべく早いうちにメールを担当者に送るようにしましょう。

無断での辞退はもちろんいけませんが、面接当日や前日などにドタキャンのメールを送るのは絶対にしてはいけません。断ることを決めたなら、余裕を持って早めに連絡するようにします。

会社の営業時間内にメールを送る

早ければいつメールを送ったっていい、というわけではありません。メールを送る時間を意識することも、社会人としてのマナーと言えます。

できるだけ会社の営業時間内に送るようにしてください。人事担当の人が仕事のメールをチェックするのは、営業時間内がほとんどだからです。

こちらの都合で、どうしても営業時間内に送れない事情があって、夜になってしまう時には、必ず「夜分遅くに申し訳ありません」などとひと言添えてから、辞退の旨を伝えるようにしましょう。

また、夜に送るということは、メールをチェックしてもらえるのも一日ロスするということになりますから、早いうちに余裕を持って送っておくことは良いことです。

よく考えてからメールを送る

選考辞退の連絡をするのって緊張しますよね。でも、メールは電話と比べると、比較的プレッシャーが少なく簡単に送ることができてしまいます。

まだどこからも内定が決まっていないのに、安易に決めて辞退の連絡をしてしまうと、後から「やっぱりこの会社にすればよかった」とか「断らなければよかった」などと後悔してしまう羽目になることもあります。

内定を他にもらっているなど、きちんとした理由がないのであれば、安易に辞退を決めてメールしてしまわないように、よく考えてから送ることは大切なことと言えるでしょう。

選考辞退メールの書き方のポイントを押さえておこう

ポイント

せっかく選考までチャンスをくれた企業ですから、最後まで失礼のないように、丁寧にメールを送るようにしましょう。

では辞退のメールを送る時に、どんなところに注意して書くと良いでしょうか。ポイントを3つに絞って取り上げてみたいと思います。

その① 件名に要件を明確に書いておく

担当の人も毎日いろんなところからメールが来るので、重要なものでなさそうなものは、チェックを後回しにすることもあるかもしれません。

それで、内容がすぐ分かってもらえるように、メールの件名に「選考辞退のお知らせ」などと記載し、辞退の連絡であることがすぐ分かるようにしておくのは良いことです。

本文でも、選考してもらったことへの感謝の気持ちと同時に、選考を辞退するということをまず先に伝えるようにします。

選考を辞退されるということは企業側にとっても特別なことではなく、よくあることですから、そこまで踏み入って理由を知ろうとする企業はほとんどありません。

ですから、辞退の理由をダラダラと言い訳して伝える必要はありません。

「一身上の都合により」とか、「他社様より内定をいただいたため」「もう少し検討を重ねてみようという結論に達しました」などと、簡潔に載せることができるでしょう。

その② 機会を与えてくれた企業への感謝や謝罪を加える

選考辞退するということは、確かに就職活動をする中でよくあることではあります。

しかし、せっかくあなたを選んで、あなたのために時間を割いてくれた企業への好意に対して、途中で辞退する結果になってしまったことを謝罪したり、これまでの感謝を伝えることは大切なことと言えるでしょう。

「貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果になり申し訳ございません。」とか、

「日程を調整していただいたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。」などと謝罪の気持ちを載せることができます。

さらに、「誠に申し訳ありませんが、ご了承のほどよろしくお願いいたします」とか、「身勝手ではありますが、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。」などと付け加えると、誠意をより伝えることになります。

さらには、辞退の連絡はもちろんメールでも構わないわけですが、直接伝えられなかったことも謝罪しておくことも大切です。

「本来ならば直接お詫びすべきところを、メールでのご連絡になってしまうことを重ねてお詫び申し上げます。」などと書いておくと良いでしょう。

その③ ビジネスメールのマナーを守る

ビジネスメールの基本は、「会社名」や「部署」「氏名」など、誰に宛ててのメールなのかをまず最初に記入することです。

特に会社名は「株式会社○○」と、正式名称で記入するようにしてください。

次に記載するのは、自分の大学名、学部、氏名になります。何度か会ったことのある担当者宛なのであれば、「いつもお世話になっております。」と付け加えてから記入すると良いでしょう。

最後はビジネスメールの定型句で締めます。

「貴社のご発展と皆様の一層のご健勝と活躍を心よりお祈りいたします」といった言葉を使うと良いでしょう。

選考辞退のメールの例文

<書類選考の辞退の例文>

「件名:書類選考辞退のお願い

株式会社○○ 人事部□□様

○○大学□□学部○○○○と申します。 いつもお世話になっております。

書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。 しかしこのたび、他社への入社が決まりましたので、ご辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考にお時間をいただいておきながら、誠に申し訳なく思っております。 何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。また、メールでのご連絡になりましたご無礼をお許しください。

最後になりますが、貴社のご発展と社員皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

署名」

<面接辞退のメール例文>

「件名:面接辞退のお詫び

○○株式会社 人事部□□様

お世話になっております。○○大学□□学部の○○○○と申します。

×月×日×時より、2次面接のお時間を頂戴しておりましたが、 この度一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、連絡をさせていただきました。

面接のために日程を調整していただいたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。 どうぞご了承のほど、よろしくお願いいたします。

最後になりますが、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

電話で選考辞退する時の注意点

電話

では次に、電話で選考辞退する旨、連絡を入れる場合の注意点についていくつか考えてみましょう。

電話は直接相手と話すことになりますから、メールよりも緊張することは間違いありません。

言うことを前もってきちんと考えて、気持ちを整えてから電話するようにしましょう。

なるべく早いうちに電話をかける

これはメールをする際と同じことになりますが、辞退することにしたなら後伸ばしにせずに、なるべく早めに電話するようにしましょう。

メールでの辞退でも良いわけですが、電話の方がより謝罪や感謝の気持ちを伝えられると思います。

特に最終面接や役員面接まで進むなど、最終段階まで進んでいた時には、口頭で謝罪するほうが誠意を伝えられるに違いありません。

また、体調不良など予期していない事態が生じ、前日や当日になってどうしても辞退しなければならない状況になった時も、メールではなく電話でその旨伝えるようにします。

会社の営業時間内にかける

これも基本的にはメールを送る時と同じです。

しかしメールの場合は、担当者が都合の良い時に確認するので、営業時間内であればいつでも送って良いわけですが、電話はいつでも良いというわけではありません。

朝の出勤したばかりの時間や、お昼休みの前後などは、会社側もバタバタしてたり、休憩に入っていることもありますから、そうした時間に電話をかけるのは避けた方が賢明でしょう。

周りが静かな環境でかける

周囲が騒がしいところで電話をかけると、相手にも聞こえづらいですし、何より失礼に当たります。

静かな環境で、自分も落ち着いて話せる場所を探してかけるようにしましょう。

また、携帯から電話をする方も多いかと思いますが、電波の悪いところでかけて、話しの途中で切れてしまっても迷惑がかかります。

電波の良い場所かどうかも確認してかけることが大切です。

選考辞退の電話のかけ方の6つのポイント

ポイント

・その①用件を述べて、担当者につないでもらう

まず人事担当の人に取り次いでもらえるようにお願いしましょう。挨拶をし、自分の名前を名乗ります。

「新卒採用の件で人事部の○○様にご連絡したいことがあり、お電話いたしました」などと述べることができるでしょう。

・その②担当者に挨拶をし、自分の名前を名乗る

担当の人が電話に出たら、再度挨拶と、自分の名前を名乗ります。

担当者もたくさんの志望者を受け持っていますから、自分のことを思いだしてもらえるように、「×月×日×時より、○次面接をお願いしています~」と述べてから学名や学部、名前を名乗ると良いでしょう。

そして、書類や面接など、連絡をもらったことへのお礼を挨拶として含めることができると思います。

・その③電話できるかどうかを確認する

すぐに本題に入るのではなく、相手が電話に応対できる状態かどうかを、まず尋ねるようにします。

「ただいま、お時間少しよろしいでしょうか」などと聞くことができるでしょう。

相手が忙しくて後にして欲しいという時には、都合の良い時間を教えてもらい、再度改めてかけ直すことができます。

・その④選考辞退の旨を伝える

いよいよ本題です。余計な言い訳とかを遠回しに述べるのではなく、率直にシンプルに用件を述べるようにします。

前置きや関係のない話をせずに、すぐに本題や要件を述べるのが、ビジネスマナーです。

「本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。」などと述べることができます。

メールの時と同じで、特に選考辞退する理由について詳しく述べる必要はありません。相手から聞かれない限りは、「一身上の都合により」とか「諸般の事情により」と述べるだけで良いでしょう。

しかし、当日に予期せぬ事情で辞退のお願いをしなければならない場合は、「体調不良により」などと、きちんと理由を述べた方が、相手に失礼に当たらないと思います。

本来ならば、当日や前日キャンセルは失礼にあたるマナー違反ですから、「当日のお願いになって申し訳ない」ということと、「連絡が遅くなってしまった」ことへのお詫びをきちんと伝えるようにしてください。

・その⑤謝罪の気持ちを述べる

忙しい中で時間を取ってもらったこと、このような辞退という結果になってしまったことへのお詫びや謝罪を、誠意を込めてきちんと伝えるようにしましょう。

・その⑥電話はこちらから切ってはいけない

「では失礼いたします」と言って、さあ電話が終わった!とばかりに、ガチャンとこちらから切ってはいけません。

電話をかけた側は、相手が電話を切るまで切らない、これが基本的な電話のマナーとなります。

選考辞退の電話のかけ方例文

「お忙しいところ失礼いたします。 わたくし、御社の採用試験を受けさせていただきました、○○大学□□学部の○○○○と申します。 恐れ入りますが、人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者につながったなら) わたくし、×月×日×時より、○次面接のお約束をしております、○○大学の□□と申します。先日は、面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

ただいまお時間よろしいでしょうか。

本日は、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 お忙しい中で貴重なお時間を割いていただきましたのに、このようなご連絡になってしまい、大変申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

では、失礼いたします」

社会人としての責任を持った行動は大切

責任

企業側も応募者を選考するために時間や労力を割いていますし、それなりのコストもかかっています。

「もう関わることもない企業だから」などと考えて、選考を無断で辞退したり、雑な連絡をするなど、失礼な態度や行動を取ってはいけません。

選考をやむなく辞退する時には、ビジネスマナーをしっかり守って、誠意や謝罪、感謝の気持ちを込めて連絡を入れるようにしましょう。

たとえいま学生の立場であったとしても、これからは社会人として責任ある行動を取っていかなければならないわけですから、就職活動中にどんな行動を取るかは、とても重要であると言えます。

まとめ

就職活動はさまざまな人との出会いがあったり、社会人としての貴重な経験ができる良い機会でもあります。

どんな仕事も、人と人とのつながりで成り立っているわけですから、たとえ辞退することになる企業に対しても失礼のない行動を取り、誠意ある気持ちで就職活動に臨むようにしていきましょう。

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