大学職員ってどんな仕事?特徴と求人の探し方!

大学職員ってどんな仕事?特徴と求人の探し方!

大学といえば研究や教育をメインに仕事をする教授や准教授、非常勤講師などの教員を思い浮かべますが、大学を運営するためにはほかにもたくさんの仕事をする必要があります。たとえば学生課、広報、経理といった大切な仕事があります。さらにカリキュラムを考えて講義の時間割を作成すること、進路指導をすること、留学生のサポートをすること、成績をまとめること、学生寮があればそれを管理することなどたくさんの仕事があります。これら大学を運営するための管理や事務などの仕事をする人たちの事を大学職員と呼びます。そんな大学職員の仕事の特徴と求人の探し方をご紹介します。

大学職員について

Man Filing Out An Application On Wooden Table

大学職員とは

大学といえば研究や教育をメインに仕事をする教授や准教授、非常勤講師などの教員を思い浮かべますが、大学を運営するためにはほかにもたくさんの仕事をする必要があります。たとえば学生課、広報、経理といった大切な仕事があります。さらにカリキュラムを考えて講義の時間割を作成すること、進路指導をすること、留学生のサポートをすること、成績をまとめること、学生寮があればそれを管理することなどたくさんの仕事があります。

これら大学を運営するための管理や事務などの仕事をする人たちの事を大学職員と呼びます。研究や教育に直接携わることはありませんが、大学職員なしで大学を運営することはできないのでとても大切な仕事だということができます。また受験生や外部の人が訪問してくるときに応対するのは大学職員なので、大学のイメージを左右することもあるいわば「顔」とも言うことができます。

就職や転職で人気の職種といえばメーカーや総合商社などを思い浮かべますが、実は大学職員も人気の高い職種なようで、採用倍率はなんと100倍を超えていると言われています。少し調べてみると大学職員のイメージは非常によく、多くの人が「残業なし」、「楽」、「高給」、「ホワイト」、「安定」、「休みが多い」などとコメントをしています。

大学職員の仕事内容

Elegant teacher with students sitting at the college lecture hall

大学職員の仕事は、研究と教育の場としての大学を運営することです。そのために、経理や総務、教務や学生担当といった仕事があります。具体的には職員の給料計算、施設管理、備品の調達、福利厚生の手続き、予算の申請、各種証明書の発行など一般的な事務の業務があります。その他にも、奨学金の手続き、学校説明会や入学試験の準備、学費などの納入確認、新入生の入学手続きなどがあり、これらすべては大学職員の仕事です。

少子化が進んでいるにもかかわらず大学の数は増加しているため、大学に学生が集まってくるよう呼びかけをする必要もあります。そのため各大学には広報の仕事もあります。各メディアに広告活動をしたり、高校や予備校で大学説明会を開いたりします。

大学を卒業するとほとんどの学生が就職します。それで就職支援をする仕事もあります。学生向けに企業の合同説明会を企画し運営したり、学生との個人面談をしたり、履歴書やエントリーシートの添削・アドバイスなどをします。学生の就職活動を有利に進めるために、資格取得のための講座を企画し運営することもあります。

大学に外国人講師や留学生がいる場合はビザの手続きや住居探しなどのサポートもします。職員との打ち合わせ、保護者からの問い合わせ、来客の対応なども大学職員の仕事です。

大学職員に必要なスキル、資格など

教員や学生と接することが多く、職員同士での打ち合わせや来客の対応、保護者からの問い合わせへの対応など人と接することが多いため、コミュニケーション能力が必要とされます。特に外部の人への対応は直接大学のイメージに影響が出るので丁寧に受け答えをする必要があります。

また他の職員と連携して行う仕事が多いので、協調性も必要です。財務処理など細かい仕事もあるので、正確に責任感を持って作業しなければなりません。さらに外国人講師や留学生のサポートをするには多少の語学スキルも必要とされるでしょう。

大学職員の求人には「正規職員」と「契約職員」があります。応募条件は正規職員の場合は大学卒業以上、契約職員の場合は短大または大学卒業以上となっていることが多いようです。

大学職員のメリットとデメリット

大学職員の年収は比較的良いほうだということができます。2015年の文部科学省の調べによれば、国立大学の職員の平均年収が576.6万円だということです。2013年の調べによると首都圏にある私立大学の職員の1か月の給料平均が40歳で40万5755円でした。夏と冬にボーナスが2か月分出ると考えて計算すると年収は約649万円になります。

私立大学では定期昇給があり基本給が5千円から1万円程度増えることがあるようです。さらにボーナスも年間6か月という所もあるようです。家族手当や住居手当も民間企業と同じように支給されるので安定している職種と言うことができるでしょう。

勤務時間も9時から5時、または8時半から5時半などと決まっており、残業も比較的少なめだと言われています。土曜日や夜間に授業のある大学ではシフト勤務の場合があるようです。入試、入学などの時期は繁忙期となるため残業が多くなるようですので注意が必要です。夏休みや冬休みの期間は職員も10-20日間くらいの休みが取れるようです。

女性の離職率が低いというのもメリットです。産前産後休暇、育児休暇などを充実させている大学が増えており、女性の離職率は民間企業に比べて低い傾向にあるようです。多くの女性職員がこれらの休暇を取得したり、育児休暇明けには時短勤務など融通の利いた勤務体系を利用するなどして無理なく働き続けることができるようです。

大学職員になるには

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求人の探し方

「各大学のWEBサイト」を見て、職員の募集をしているかどうか確認することができます。また母校の就職課に行って大学職員の募集がないかどうかを確認することもできるでしょう。他の大学に知り合いがいる場合も募集があるか確かめてもらうことができます。

就職・転職サイトなどを活用することもできます。「リクナビNEXT」や「リクナビ」、「リクルートエージェント」などでは、『キーワードから探す』→『学校』または『学校法人』と入力→『検索』をクリックで大学職員の求人を探すことができます。

ハローワークに行って探してみることもできます。ハローワークインターネットサービスもあるのでそこから検索することもできます。ほかにも新聞の求人広告に掲載されることもあるようなのでこまめにチェックしてみるといいでしょう。

試験を受ける

求人をチェックして大学に応募するわけですが、そこから試験を受けなければなりません。大学によって試験内容は様々ですが、おおまかな流れとしては書類選考、筆記試験、面接があります。

試験内容の例

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大学A

1.書類選考A4の用紙2枚のエントリーシートで「志望理由」、「大学の学生生活で特に力を入れてきたこと、自分の人生や価値観に影響を与えた経験などについて」、「あなたの強み、その強みを本学でどのように活かしたいか」などの内容

2.1次面接2人の面接官と3人の受験者でのグループ面接聞かれた内容は「大学職員に対して持つイメージ」、「休日の過ごし方」、「尊敬している人」など合否は一週間後メールにて

3.集団討議と筆記30分間の筆記で出題されたのは漢字、四文字熟語、なぞなぞ、一般常識、AO、GPAなどの意味その後1時間の集団討議でテーマは「第三者としての行動の仕方」合否はメールにて

4.個人面接3人の面接官と1人の受験者

5.個人面接4人の面接官、3人の見守り、1人の受験者

大学B

1.書類選考志望動機や自己PRなど

2.筆記試験と適性検査60分から80分のオリジナル問題で内容は時事、英語、大学に関する質問、国語、算数適性検査は厚労省のものその場で書類選考時とは違うエントリーシートの作成(一次面接に使用)

3.一次面接2人の面接官と4人の学生のグループ面接約30分自己PRと大学の嫌いなところを順番に聞かれるその後エントリーシートからの質問勉強してきたこと、一番苦労したこと、最後に「ありがとう」と言われたこと特にひねった質問はなし

4.グループディスカッションと二次面接グループディスカッションは学生6人テーマは「安心して任せられる大学実現のために職員はどうすべきか」6人の試験官がディスカッションの様子を観察20分で結論をまとめて報告二次面接は個人面接で試験官は2人約30分自己PRや志望動機、学生時代に特に頑張ったことなどを具体的に聞かれた和やかな雰囲気で質問はいたって普通のものばかり

5.最終面接10分のプレゼンテーション

大学C

1.書類選考大学指定の履歴書問われる内容は一般的なものだけ

2.筆記試験推理、暗号、図形、資料整理に関連した問題を記号選択式で答える難易度は高め論文もありでテーマは「あなたの大学で改善すべきと思う点とその改善策を論じよ」

3.集団面接4人の面接官と3人の学生で約25分テーマは「志望動機」、「学生時代に頑張ったこと、辛かったこと」、「ストレス解消法」、「職場で合わない人がいたらどうするか」など

4.個人面談4人の面接官と1人の学生で約25分テーマは志望動機や学生時代の事についてなど集団面接と同じようなものが多かった勤務地の希望はあるか、病院勤務の割合が多いが大丈夫かなどを聞かれた

大学D

1.リクナビよりエントリーなぜ大学Dで働きたいのかという志望動機

2.書類選考エントリー通過後、期日までに次の書類の提出をするよう連絡が来たエントリーシート(指定用紙をダウンロード、自己PR欄もあり)、健康診断証明書、成績証明書、卒業見込み証明書

3.筆記試験内容はSPI(言語、非言語、性格適正)難易度はそれほど高くなく、大学独特の問題もなし大学構内の大教室に2手に分かれて試験を受けるこの時点でだいたい120名程度

4.グループ面接6人1組で面接官は5名(部長・課長級とみられる男性)40分程度自己PRに続いて「大学職員になりたいと思った理由」、「自分を一言で表してください」の質問が全員にされるその後個別に志望動機を再び聞かれたり部活の事などを質問されるこの時点で60名程が面接を受けていた

その後通過すると2回の個別面接があり内々定が決まるという流れのよう

大学E

1.書類選考履歴書、エントリーシート(志望動機など)、職務経歴書

2.筆記試験クレペリン検査独自に作られた試験(英語、国語、算数、社会、時事問題)論文(テーマは「大学Eの将来に期待することとその中であなたがどのように貢献できるか」)国語の問題はホームページの理事長の講演からの一部抜粋で、漢字の読み書きや文章あてはめ問題など社会はWTOやTBTなどの単語の日本語の意味を選択して回答理科は脳死についての穴埋め(選択式)数学は塩分の濃度など

3.一次面接10分程度面接官4人ほかに司会のような人が1人志望動機、自己PR、エントリーシートに書いてあることについての質問

4.二次面接10分程度面接官4人聞かれた質問は「自分の通った大学と大学Eとの違いは何か」、「あなたの野望」、「どんな部署で働きたいか」、「どんなタイプの人間が嫌いか」

5.三次面接15分程度面接官4人「自分の通った大学と大学Eとの違いは何か」、「3年後にどうしていたいか」などの質問があった二次面接で聞かれたことと同じ質問をさらに深く聞かれた笑いが出るほどの和やかな雰囲気だった

安定安泰とは限らない大学職員の事情

少子化の影響と、大学の数が増加していることを考えると、定員割れを起こして学生が集まらない大学が閉校に追い込まれかねないというのが現状です。仕事内容、給料、待遇などに目が行きがちですが、大学の将来性なども確認しておく必要があるでしょう。

志望者数から見る人気大学ランキングに出てくるのは近畿大学、明治大学、早稲田大学、日本大学、法政大学、立命館大学、東洋大学、関西大学、千葉工業大学、中央大学、立教大学、青山学院大学、東京理科大学、同志社大学、福岡大学、東海大学、慶應義塾大学、駒澤大学、関西学院大学、専修大学、京都産業大学、東京農業大学、帝京大学、上智大学、中京大学、神奈川大学などです。

学生が集まりやすいこれらの人気のある大学だと特に大きな問題が発生しない限り将来性の不安は極めて低いと言えるでしょう。それ以外の大学でも何かの特色や強みがあれば安定した学生の確保ができると考えることができます。これらの点を考えたうえで大学職員の求人を探すことが大切なポイントとなってきます。

将来性を考えて職場を選ぶことのほかにも、自分自身のスキルアップを目指すことも大切です。実際に、入学する生徒が年々減少している大学においては正規職員から契約職員に契約を切り替えてほしいと打診されることもあるそうです。せっかく一生安定して仕事ができると思って、しかも倍率の高い狭き門を勝ち抜いて大学職員になったのにこれではがっかりしてしまいます。また簡単な事務作業などは将来ロボットが代わって行うという可能性がないともかぎりません。

そこで、ほかの職員と少しでも差が付くように何かしらのスキルなどで自分の価値を高めることが必要になってくるでしょう。例えば、会議などで使う資料の作成ですが、誰が見てもわかりやすく上手にまとまった資料が作れれば、それだけでも自分の価値を高めることができます。エクセルやワードはもちろん、パワーポイントなども使いこなせるなら、資料作成の時にかなり有利になるでしょう。また、外国語を話すことができれば、外国人講師や留学生に対応する際に必要な人材として重宝されるでしょう。

このように、仕事のスキルをアップさせるならば将来仕事を失うのではないかという不安を少しでも和らげることができます。パソコンや語学などのスキルアップのために自己投資するのもいいかもしれません。

まとめ

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人気職種のひとつである大学職員についていくらか見ることができました。待遇の良さ、休日が多いこと、残業が少ないこと、女性の離職率が低いことなどは大学職員の人気の秘密として挙げることのできるポイントと言えるでしょう。そして安定した職種というイメージもあるので多くの人から注目されています。

その一方で、大学職員になるまでも道のりが簡単でないことにも気づいたでしょう。求人倍率が高く、場合によっては100倍以上ともいわれています。特に中途採用の場合はポストに空きが出た時に募集となるケースが多く、定年退職などの欠員が一度にたくさん出ることはあまり期待できないので、採用人数が少ない狭き門となってしまいます。それで、大学職員に転職したいという場合は求人をこまめにチェックしておく必要があります。さらに書類や面接対策をしっかりとしておく必要もあります。

また少子化や大学の増加を考えると、いつまでも安定して仕事ができると考えることはできないので、大学の将来性を考えた職場選びや、スキルアップなどによって自分自身の価値を高めるなどの対策も必要となってくることが分かりました。

大学職員になるまでの道のりは決して簡単ではありませんが、それでも大学という研究・教育の場を支え、日本の教育を良くするために大切な仕事ですので、興味のある人はぜひ挑戦してみてください。

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