好印象を与える職務経歴書の書き方を知っておこう!

好印象を与える職務経歴書の書き方を知っておこう!

転職の書類選考の応募書類として提出が求められている履歴書と職務経歴書ですが、それぞれ目的と用途が異なっています。好印象を与えることができる職務経歴書を作成するためにはどのようなことを知っておく必要があるのでしょうか?今回は職務経歴書の書き方をまとめてみました!

知っておくべき職務経歴書と履歴書の違いとは?

職務経歴書と転職活動

転職の書類選考の応募書類として提出が求められている履歴書と職務経歴書ですが、それぞれ目的と用途が異なっています。好印象を与えることができる職務経歴書を作成するためには、この両者の違いを理解しておくことは大切です。

では、どのような違いがあるのでしょうか?

履歴書の目的とその内容

履歴書は、内定後、本人確認書類として人事情報のために保管することが主な目的です。つまり、履歴書は、書類選考では使用されることはほとんどありません。

書類選考に使われないなら少しくらい手を抜いても構わないのでは?と思う方も中にはいるかもしれません。しかし、だからといって手を抜いて作成することはNGです。

なぜなら、履歴書には顔写真や職歴などが載せられているので、応募者の第一印象が決まってしまうからです。ですから、丁寧にきれいな字で履歴書を作成することはとても大切なことです。

一般的な市販の履歴書には若干内容に差がありますが、すでに記載すべき内容とスペースが決まっているのが履歴書の特徴です。それには氏名、生年月日、現住所、連絡先、学歴、職歴、資格、志望動機、趣味・特技、通勤時間、扶養家族、本人希望記入欄などを書くことが求められています。

履歴書のフォーマットに沿って正確に記入していくことができるでしょう。

職務経歴書の目的とその内容

職務経歴書の目的は、書類選考の合否のために使用されます。つまり、書類選考に通過し、面接に臨むことができるかどうかは、職務経歴書にすべてがかかっているということです。

では、職務経歴書にはどのようなことを書くのでしょうか?

それには職務要約、経歴、志望動機、自己PRなどさまざまな内容について熱意が伝わるように書く必要があります。その際のポイントは、採用担当者に好印象を与えることができるような書き方をすることです。

それには、応募先企業や仕事に対してのやる気や熱意、スキルや強みなどを最大限にアピールすることが求められます。

職務経歴書は、市販のフォーマットはありません。なので、自由な形式で作成することができます。

一般的な職務経歴書では、まずタイトル(「職務経歴書」)を記載し、応募者の住所、氏名生年月日、名前、最終学歴、職務要約、職務経歴、活かすことができる経験・知識・能力、自己PR、志望動機などの順番で書くことができます。

職務経歴書の書き方で押さえておきたいポイントとは?

職務経歴書を書く際には、以下のポイントを念頭に抑えながら作成することができます。

その1、職務経歴書の内容が書類選考の通過に左右すること。

その2、職務経歴書の内容が、面接の際に質問されるベースとなること。

その3、職務経歴書は、その内容をただ羅列するだけでは採用担当者の興味を引くことはできない。

その4、応募先企業が求めている人物像とフィットする内容にすること。

その5、応募先企業で活かすことができる経験やスキル、強みを魅力的にアピールすること。

その6、採用担当者に最後まで読まれるように、全体のバランスやレイアウトを見栄えのよいものとすること。

その7、職務経歴書が完成したなら、採用担当者の立場で読みなおすこと。

これらのポイントを抑えながら、職務経歴書を作成していきましょう。

職務経歴書のフォーマットとは?

職務経歴書は履歴書と異なり、市販のフォーマットは用意されていません。そのため、一般的にはA4サイズの用紙、2枚程度に自由に作成することができます。

では、どのように書き始めることができるでしょうか?

「職務経歴書」というタイトルの元、まず最初、冒頭の部分に「職務要約」という見出しをつけます。そこには、応募先企業で活かすことができる経験を要約した文章を250〜300文字程度で作成します。職務経歴書の冒頭部分ですので、採用担当者が興味を引くような文章にすることが必要です。

続いて「職務経歴(勤務先)」を記入することができます。

そして「活かすことができる経験やスキル」「自己PR」「志望動機」という構成で記入していくことができます。

では、具体的にどのような内容を含めることができるかみてみましょう。

職務経歴書の書き方とは?

転職のきっかけ

「職務要約」の書き方

職務要約は、職務経歴書の冒頭に必ず記載するものです。忙しい採用担当者が一番最初に目を通す部分なので、興味を持たせるような文章にする必要があります。

一般的に採用担当者が職務要約を見る時間は、1枚当たり5秒と言われています。つまり、じっくりと目を通す時間はない、ということです。

ですから、職務要約は短い文章で魅力的に自己PRをすることがとても大切です。その際には、事実を客観的に伝え、真実性を増し加えるために具体的な数字を含めるようにしましょう。

そして、200〜300文字程度の文字数でまとめるなら、好印象を与えることができるできる職務要約を完成させることができるでしょう。

「職務経歴(勤務先など)」の書き方

職務経歴を書く際には、時系列に沿ってその時々の業務内容をまとめていきます。

一般的には「編年体」という形式が職務経歴書では採用されています。これは新卒入社から現在に至るまで順を追って記入していく形式です。

それには、入社から始まり、研修、配属、移動、昇進などの業務経験を節目のポイントとしながら、年月を見出しとして記入してきます。実績や評価なども簡潔に記載することができます。

また、資格取得や、個人的に取り組んでいる自己啓発活動、社内外の表彰など自己PRにつながることは積極的にアピールするようにしましょう。

編年体とは別に「逆編年体」形式で記載していくこともできます。これは現在から過去へと遡ってまとめていく方法です。

直近の職務を強調したい場合や、長い経歴を持つ方に特に有効となっています。

それらに加え「キャリア式」という形式もあります。これは自分が一番PRしたい職務経歴を中心にPRする方法です。

他の職歴は簡単な記載するだけなので自分がPRしたいことを際立たせることができます。

移動や転勤回数が多い方や、技術職の方など、特定の能力やスキル、経験などを強調したい方に特に有効となっています。

「活かすことができる経験やスキル」の書き方

続いて、応募先企業で活かすことができる経験やスキル、知識、能力などをアピールします。

まず自分はどのようなものを身につけているか自己分析してみることができるでしょう。

もしアピールしたいものが沢山ありすぎるなら、2〜3点に絞りだすようにしましょう。自分にはアピールすることがない、もしくは、見つからない、という方は、今まで経験してきた仕事をもう一度時間をとって振り返ってみましょう。

「自己PR」の書き方

職務経歴書の中で一番重要な項目は、自己PRです。この項目で、自分が持つ強みを採用担当者に印象付ける必要があります。

では、採用担当者に好印象を残すことができる自己PRをどのように各ことができるでしょうか?

まずPRをした後、仕事内容を記載し、その結果、そこから得た強みを書きます。そして最後に、応募先企業でどのように貢献することができるか、という点に触れて締めることができます。

「志望動機」の書き方

志望動機は、応募先企業に対する具体的に魅力を伝えることが求められています。

それには応募先企業に惹かれている理由、事業やポジションに惹かれている理由、そして、自分が応募先企業や事業、ポジションに貢献することができる根拠を提出した文章を作成することができます。

職務経歴書は手書きか?それともパソコンか?

職務経歴書は、書類選考の際に使用する「ビジネス文書」書類です。転職エージェントのキャリアコンサルタントや応募先企業側の採用担当者、また、現場面接者などが見て書類選考を行う資料となるため、パソコンで作成することが一般的なマナーとなっています。

最近は、書類の共有をメールやWEBで行うことが一般的となっています。そのため、もし手書きの職務経歴書が送られてくると、採用担当者はメールやWEB間で共有することができるように書類をPDF化しなければなりません。そのような手間や時間をかけないためにも職務経歴書はパソコンで作成することが好ましいと言えます。

また、パソコンで作成するなら、文章をWEB上で保管することもできるので、パソコンが当たり前に使用されている現代では、パソコンで作成された職務経歴書が望ましいと言えるでしょう。

職務経歴書をパソコンで作成するメリット

では、職務経歴書をパソコンで作成するメリットは何でしょうか?

読みやすい。

職務経歴書は、A4サイズの用紙・2枚が適切な文章量と言われています。パソコンで作成するなら、読みやすい書類となるでしょう。

もし手書きで作成するなら、見づらいものとなってしまい、採用担当者に読む前に読みずらい文章・・と判断されてしまい、読んでもらえなくなってしまう可能性もあります。読みやすい職務経歴書をパソコンで作成するために、Word(ワード)やExcel(エクセル)を上手に活用しながら、文字詰めや行詰めなどのレイアウトを調整していくことができます。

文章の内容ももちろん大切なことですが、フォントサイズや空白、改行や行間などが全体的に見た際、見やすい職務経歴書は好印象を与えることができます。

職務経歴書の見た目に加え、ビジネス文書としてマナーのある構成も心がけましょう。そうすることで、採用担当者の目に留まる魅力的な職務経歴書を完成させることができます。

他の応募先企業にも使いまわすことができる。

手書きで作成した職務経歴書は、一度応募先企業へ提出したら手元に残らないので、他の応募先企業へ使い回しをするということはできません。

しかし、職務経歴書をパソコンで作成するなら、データがパソコンに残っているので他の応募先企業にも使い回しをすることが可能です。もちろん、志望動機や自己PRなどは応募先企業ごとに変更を加える必要はあります。

しかし、時間をかけて作成した職務経歴書を効率よく他の応募先企業にも利用することができるので、手間や時間を軽減できます。

ミスが確認しやすく容易に直すことができる。

どんなに気を付けながら手書きをしても、間違えてしまった・・ということは誰にでもあることです。企業に提出する書類はビジネス文書に該当するので、修正液の使用はNGとなっています。

ですから、最後の最後で間違えてしまうなら全部書き直しとなり、一からまた作成していく必要があります。しかし、パソコンで作成するならそのような心配は一切ありません。ミスを見つけてもすぐに、しかも簡単に修正することが可能です。手書きで作成するよりも労力と時間を少なく済ませることができるので、転職活動を効率よく進めることができるでしょう。

職務経歴書をパソコンで作成する際に知っておきたいレイアウト

1、文字サイズ

職務経歴書は、A4サイズ2枚が基本となっています。沢山アピールしたいことがあるからといってA4サイズ2枚で抑えるために文字サイズを小さくして作成することはマナー違反です。

文字サイズは、常識的な範囲で設定することは大切です。

一般的な文字サイズは、本文が10〜12pt、タイトルが14〜18ptとなっていることを念頭におき、作成していきましょう。

2、余白・文字間・行間

書くことが少なく2枚に達しないため、余白や文字間、行間などをたくさん入れたり、大きく入れたりして作成することもビジネスマナー違反です。文字サイズ同様、常識範囲以内で行うようにしましょう。

一般的に1ページ当たりの文字数は40行×40文字、余白は上25mm〜30mm、左右下は20mm〜25mm程度がマナーとなっています。

3、用紙のサイズ

職務経歴書は、A4サイズの白無地で作成することが基本です。

応募先の採用担当者の目に留まるようにとカラー用紙や、白無地でも透かし模様が入っているタイプや和紙のような風合いのタイプの用紙を使用することはNGです。

また、多くの履歴書はB5サイズですが、職務経歴書はA4サイズがビジネスマナーですので気をつけましょう。しかし、もし企業側から職務経歴書のサイズ指定があった場合は、企業指定の書式を使用しましょう。

4、書くボリューム

職務経歴書は、必ず〇枚にしなけれがいけない、という規則はありません。

しかし、一般的に、1枚では志望動機や自己PRを十分に伝えることが出来ないのでNGと言われています。また、3枚以上になると文のボリュームが多くて読むことが大変だったり、書類の印刷や保管も面倒なためマイナス評価となります。

今までの仕事経験の長さや業務内容によっては3枚以上になってしまうという方も中にはいるかもしれませんが、要点をまとめることもビジネススキルとして求められている能力のひとつです。ですから、望ましいと言われている適切なボリューム「2枚」で、完成させるようにしましょう。

転職エージェントを利用しよう!

転職活動が始めてという方はもちろん、転職活動の経験がある方も転職エージェントを利用することができます。

なぜなら、転職に関するサポートを無料で受けることができるからです。それには、応募書類の履歴書や職務経歴書の作成や添削のサポートも含まれます。転職活動において職務経歴書の作成は大きな壁とも言えます。上手に活用することで効率よく転職活動を進めていくことができるでしょう。

転職エージェントを利用するなら次のようなメリットを受けることができます。

担当のキャリアコンサルタントが「推薦状」を書いてくれる。

書類選考の応募書類として履歴書と職務経歴書を送付する際に、キャリアコンサルタントが「推薦状」も一緒に沿えて応募してくれます。

これは転職エージェント側から応募企業側に対して”この応募者は○○の理由なのでお勧めします”といった推薦する書面となっています。この推薦状の有無で合否に影響が関係してくる場合もあります。

書類選考通過率アップさせることができる。

書類選考の通過は、職務経歴書の内容が大きく左右します。転職のプロであるキャリアコンサルトに職務経歴書の添削をしてもらうことで、書類選考通過率が約30%台にアップすると言われています。

内容が濃くて分かりやすく、応募者の志望動機や応募企業への熱意が伝わる職務経歴書を完成させることができるなら、採用担当者に好印象を与えることができます。

まとめ

職務経歴書は書類選考の合否を左右する重要な書類です。採用担当者に好印象を与えることができるよう、上記の点を踏まえながらパソコンで魅力的な職務経歴書を作成していきましょう。

そして、転職エージェントを上手に活用していきましょう。

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