履歴書は手書きかパソコンか?正しい書き方ってどうなの?

履歴書の主な目的は、内定後に本人確認書類、また、人事情報として保管することです。実際の企業の選考プロセスでは、履歴書は面談時の参考資料に使われることはありますが、直接的に選考の成否を分けるものではないといえます。しかしながら、第一印象や人柄などを間接的に影響することがあるのしっかり作成しましょう!

履歴書は手書き?それともパソコンで書くべき?

転職と履歴書

履歴書の主な目的は、内定後に本人確認書類、また、人事情報として保管されるために使用されます。つまり、履歴書は、応募書類として提出しますが、書類選考では使用されません。

しかし、書類選考に使われないからといって、手を抜いて作成することはNGです。なぜなら、履歴書には顔写真や職歴などが載せられており、それで応募者の第一印象が決まってしまうからです。

少し前までは、履歴書は文具店などで販売されているものを購入し、記入することが一般的でした。しかし、最近は、インターネット上で履歴書のフォーマットを無料でダウンロードすることができるようになっています。そのため、ダウンロードした履歴書フォーマットをパソコンで作成し、それをプリントアウトして、応募先企業に提出するという方も増えています。

一方、パソコンで履歴書のフリーダウンロードの作成方法を知っていても、採用担当者にマイナス印象を与えてしまうのでは?と不安を抱え、手書きで履歴書を作成している方もいます。

では、実際のところ、履歴書は手書きとパソコン、どちらの作成が好ましのでしょうか?

履歴書を手書きとパソコンのどちらで作成するか判断する基準

採用担当者は、履歴書から応募者の人となりを知りたいと思っています。

ですから、手書きにせよ、パソコンで作成するにせよ、自分の情報を魅力的に採用担当者に伝えることです。それには、学歴や資格、特技、職歴、自己PRなどを記入する必要があります。それらの情報から、採用担当者が、”この人と働いてみたい”と思わせる書き方が求められます。なので、履歴書を手書きにすべきか、それともパソコンで作成すべきかは、応募企業によって異なってきます。つまり、応募企業によって使い分ける、ということです。

そこで知っておきたいのが、使い分ける判断基準です。以下の点を参考にして、自分の応募先企業がどちらに当てはまるか確認することができるでしょう。

「手書き」が望ましいケース

1、応募先が官公庁や歴史のある日系企業(老舗企業)

応募先企業が官公庁や歴史がある日系企業の場合、その多くが誠意や丁寧さを重視している傾向があります。なので、手書きで書くことにより、応募先企業側に誠意を印象づけることができます。

また、直筆の文字から人柄をみたい、と考えいている企業が多いので手書きで作成することができるでしょう。

2、採用担当者や役員の年齢層が高い

採用担当者や面接官、また、役員などの年齢が高ければ高いほど、履歴書は手書きで書くもの、という認識がインプットされています。なので、どのような年齢層の方が履歴書を見るかにより、どちらにするかを判断することができます。

3、事務や秘書など手書き業務がある職種

日常の業務の中で手書きをする必要がある事務や秘書などの職種は、手書きで綺麗に履歴書を作成することで、好印象を与えることができます。

「パソコン作成」が望ましいケース

1、応募先企業がITやベンチャー企業、外資系企業

ITやベンチャー企業、外資系企業などは、システムでの管理が当たり前となっている企業です。もし手書きで履歴書を書くなら、パソコンという便利なツールを使いこなすことができていない効率が悪い人と判断されてしまうことでしょう。応募先が先進的な企業は、パソコンで作成することで好印象を与えることができます。

2、応募提出方法がWEBやメール

応募先企業から、WEBやメールで提出を求められたなら、パソコンで作成したものを提出することが望ましいです。

手書きとパソコンのメリットとは?

手書きで履歴書を書くならどのようなメリットがあるのでしょうか?手書きで書くことで、個性をだすことができます。また、直筆の文字は人柄を伝えることができるでしょう。

一方、パソコンで作成するなら、文字が読みやすい、というメリットがあります。また、他の応募先企業にも使いまわしをすることができるので、時間の短縮にもなるでしょう。

さらに、パソコンを使用することができる証明にもなります。

手書きとパソコンのデメリットとは?

履歴書を手書きで作成するなら人柄を伝えることができる一方、文章が読みづらいという場合もあります。また、手書きは作成に時間がかかります。パソコンを常に使用している企業では、手書きの履歴書は評価されないこともあるでしょう。

それと同様でパソコンでの作成も、手書きを好む企業では評価されないことがあります。

履歴書を手書きで作成する際のポイントとは?

では、手書きで履歴書を作成する場合、どのような点に注意しながら作成することができるでしょうか?

黒のボールペンを使用すること。

履歴書は、正式なビジネス書類です。ですから、必ず黒のボールペンで記入することが基本的マナーです。使用するペンは、はっきりと綺麗な字が書ける万年筆や、ゲルインクのボールペンを使用することができるでしょう。

その際には、ペン先の詰まりに注意し、記入前に必ず試し書きをするなら、失敗を避けることができるでしょう。

消せるボールペンの使用はNG。

消せるボールペン、つまり、フリクションボールペンと呼ばれているタイプのペンを使用することはNGです。なぜなら、フリクションボールペンは、摩擦されることでその熱の影響で色が透明になってしまい、せっかく記入した文字が消えてしまう可能性があるからです。

また、フリクションボールペンを使用するなら、すぐに採用担当者に使用していることが分かってしまい、マイナス印象となってしまうので注意しましょう。

修正液や修正テープの使用はNG。

履歴書は、正式なビジネス書類なので、間違えてしまったら書き直しをすることがマナーです。間違えた箇所に二重線を引いて訂正印を押すという修正方法は、履歴書の提出では避けたほうが望ましいでしょう。ですから、予備の履歴書を用意しておくことができるかもしれません。

また、どうしても失敗が心配な方は、まず鉛筆で下書きをすることができるでしょう。その際には、鉛筆の筆圧が残らないように下書きをする必要があります。その後、ボールペンで清書をし、完全に乾いてから消しゴムで消すことができます。時間はかかりますが、キレイな履歴書を完成することができます。

履歴書をパソコンで作成する際のポイントとは?

パソコンで履歴書を作成する場合は、どのような点に注意することができるでしょうか?

自分に合ったダウンロードフォーマットを使用すること。

パソコンで作成する場合は、WEB上にあるダウンロードフォーマットを利用することができます。数多くのフォーマットが存在しているので、自分に合ったものを見つけて、使用することができるでしょう。

たとえば、シンプルで書きやすいフォーマットを選択するなら、項目が必要最低限のもので絞られているので、マイナス評価を避けることが可能です。職務経歴書と同時に提出する場合や、履歴書持参で面接の臨む際に便利なフォーマットと言えるでしょう。

また、JIS規格フォーマットの場合、志望の動機、特技、趣味、好きな学科、アピールポイントなどの自由記載項目があるので、履歴書を通して自分をアピールしたい場合に特におススメのフォーマットです。

採用担当者が見やすいように作成すること。

パソコンで作成する際には、採用担当者が見やすい文字サイズとフォントでの作成が必須です。文字フォントを統一し、文字サイズは揃えて作成しましょう。多くのダウンロードフォーマットは、すでも文字サイズやフォントが設定されているものもありますが、自分でしっかり確認することは大切です。

ちなみに、履歴書の作成で利用することができる文字サイズは、通常分の場合10.5pt〜11pt、名前やアピールポイントなどの目立たせたい部分は14p〜18pt程度、で作成することができます。文字フォントは、明朝体が望ましいでしょう。

履歴書の保管

履歴書を作成したら、応募先企業ごとに名前を付けて、保存しておくことは大切です。なぜなら、面接の際に、履歴書の内容から質問をされる場合もあるからです。保存をしておくなら、面接の前に書いた内容を再確認することができます。

履歴書の印刷

履歴書を印刷する際には、サイズに注意する必要があります。履歴書のサイズはA4サイズ 、もしくはB5サイズが一般的となっています。ですから、印刷をする際にはA3サイズか、B4サイズにすることができるでしょう。

家庭用のプリンターはA3サイズは出来ないものが多いので、もしA3で印刷をしたいなら、コンビニエンスストアで印刷をすることができるかもしれません。また、自宅で印刷をする場合は、紙の質にも注意しましょう。可能なら、上質紙を利用することができるでしょう。

写真の貼付

履歴書をパソコンで作成したなら、印刷後に、写真を貼付するのがマナーです。たとえパソコンで作成したとしても紙で提出する場合は、データ添付をすることはNGとなりますので気を付けましょう。

WEBやメールで履歴書を送付する際に気を付けたいこと

WEBやメールで履歴書を送付する場合には、注意しなければならないことがあります。それは、写真送付の方法です。一般的にWEBやメールで履歴書を送付する際には、履歴書に写真ファイルを貼付し送ることがマナーとなっています。

履歴書の証明写真は、高画質で撮影されているものの方が好印象を与えることができるので、写真屋さんで撮影した写真のデータを利用することができるでしょう。

転職に成功した人は履歴書を手書きで作成した?それともパソコン作成?

転職を成功した方1,000人を対象としたアンケートで履歴書の作成について調査したところ、約70%以上の方が「手書き」で作成していたという結果が出ました。では、手書きで作成した方の理由と、パソコンで作成した方の理由をみてみましょう。

履歴書を手書きで書いた理由

「本当はパソコンで作成したかったのですが、採用担当者に古い考え方をしている人がると聞いたので、手書きで書きました。」

「アパレル業界のクリエイターの応募を希望していなので、手書きにしました。直筆は性格も伝えることができると思ったからです。」

「手書きしか思いつきませんでした。市販の履歴書を購入して書きました。」

「昔、書道を習っていたので字には自信があったので、字でアピールしようと思い手書きにしました。実際、面接官にも褒められたことがあり、作成には時間がかかりますが、いつも手書きで作成しています。」

履歴書をパソコンで作成した理由

「字には全く自信がないので、パソコンで作成しました。」「パソコンの方が、読みやすいかと思いパソコンを利用しました。」「間違えても修正しやすいし、時間も短縮することができるので、パソコン作成を選択しました。」

履歴書の封筒の書き方とは?

履歴書を完璧に記入することができても、封筒の書き方のマナーを守っていないならマイナス評価となります。なぜなら、封筒は採用担当者にとって一番最初に目にとまるものだからです。

なので、封筒の書き方を見て、社会人として常識的な書き方ができているかを判断します。では、マイナス評価とならないように書き方のポイントを確認してみましょう。

住所

まず都道府県から書き始めます。そして、丁目、番地も「-」(ハイフン)などを省略せずに正しい住所を正確に書きます。応募先企業がビルの中のオフィスの場合は、ビル名はもちろんのこと、フロアの階数まではっきり記入するようにしましょう。

その際には、2行になってしまっても問題はありませんが、2行目の行頭は1文字下げて書くことが常識となっています。

宛名

宛名は、住所よりも若干大き目の文字で書きます。会社名は(株)など株式会社を省略することはNGです。正式名称で書きましょう。また、人事部など部署に宛てる場合には「御中」、担当者に宛てる場合は「様」、特に指定がない場合には「採用ご担当者様」と書くのが基本的マナーです。

しかし、肩書や役職などがある場合には、肩書や役職を氏名の前に書く必要があります。担当者の名前をフルネームで知っているなら、省略せずのフルネームですべて書くようにしましょう。

(表面)その他

料金不足にならないように、郵便局の窓口で重量をはかってもらい郵送することができます。

そして、その封筒が応募種類であることが一目でわかるように「履歴書在中」もしくは「応募種類在中」などと表面の左下に赤字で書くことができます。自分で記入しても問題ありませんし、すでに記入されている封筒を使用することもできます。

封筒の表面は右側から縦書きで、宛先の住所、宛名、担当者名となるようにしましょう。担当者名はちょうど封筒の真ん中の位置にくるのがベストです。

封筒の裏面

封筒は、テープではなく糊でしっかりと封をしましょう。そして、封をした境目に「〆」という密封マークを記します。この際には、「×」印とならないように注意しましょう。

そして、裏面には自分の住所を都道府県名から書きます。表面のあて名書き同様、丁目、番地、アパート名なども「-」(ハイフン)などですべて正しく正確に記す必要があります。郵便番号の記入も忘れないようにしましょう。名前は住所よりも若干大き目のサイズで書くようにしましょう。

封筒の正式な書き方では、封筒のつなぎ目の右側に住所、左側に氏名を書くこととなっています。しかし、最近は、封筒の左側にすべて記入することが一般的となるつつあるので、どちらの方法で記入しても問題はありません。

また、忘れてはいけないのが、郵送をする日付の記載です。裏面の左上に記入するようにしましょう。

その時に注意したいのが、同封する履歴書などの書類の日付と同じにすることです。そして、記入する際には、漢数字で書くようにしましょう。

まとめ

履歴書を手書きで書くか、パソコンで作成するかは、応募先の企業や採用担当者などから自分で判断することができます。どちらもメリットとデメリットがあるので、それらを判断の材料とすることもできるでしょう。

また、履歴書をWEBやメールで送信する際の写真の貼付の方法や、封筒で送る際の宛名書きなども、社会人としての基本的なマナーを守るようにしましょう。

手書きで書くにせよ、パソコンで作成するにせよ、「見やすい」履歴書を作成することが一番大切なことです。是非、見やすい履歴書を作成し、採用担当者に好印象を与えることができるようにしましょう。

もし履歴書の作成を一人ですることに不安を抱えているなら、履歴書の作成や添削に力を入れている転職エージェントを利用するなら、効率よく履歴書を作成することができるので、登録してみることをおススメします。