事務職はこうやって自己PRしよう!志望動機の書き方

事務職はこうやって自己PRしよう!志望動機の書き方

昔から女性を中心に人気のある職種の一つである事務職ですが、最近はその仕事内容も多様化しており、簡単に採用されるわけではありません。今回は事務職として転職を考える場合に知っておきたい志望動機についてまとめてみました!

事務職の面接で有利な志望動機って??

面接

昔から女性を中心に人気のある職種の一つである事務職は、企業内で他の社員をサポートする大切なをポジション占めています。

パソコンの前で黙々と作業をする、単純作業を繰り返すだけ、定時で帰れる楽な仕事などとイメージする人もいるかもしれませんが、企業活動が多様化する中、事務職に期待される業務内容もどんどん変わってきています。

それで、事務職への転職を考えている場合は、志望動機を書くために**その業務内容や種類を良く知っておく必要があります**。それらをしっかりと考慮したうえで書き始め、なぜその職種を選んだのかをはっきりと述べることにより、採用に有利な志望動機を作成することができます。

事務職とは?どんな職種なのか知るのが重要

事務職とはどんな職種なのかをまずは知ることにしましょう。その上で事務職の採用に有利な志望動機の書き方の例文を7つ見てみることにしましょう。ポイントをしっかり押さえて自分に最適な志望動機の書き方を身につけるなら、事務職への転職を有利に進めることができるでしょう。

事務職とは

Happy young man, wearing glasses and smiling, as he works on his laptop to get all his business done early in the morning with his cup of coffee

事務職の仕事内容

主な仕事は書類の作成・処理です。会社ではかなりの量の書類を取り扱います。例えば見積書、請求書、納品書などがあります。または契約書、覚書、経費の精算や決算に関わる伝票などもあります。給与明細、税金、社会保険に関する書類もあります。これらのたくさんの書類を作成し、処理するのが事務職の主な仕事になります。

書類は後で見やすいように保管する必要があります。パソコンで作成されたファイルは種類や日付に応じて保存する必要があり、ほかの社員が必要な時に必要なファイルにアクセスできるようにしておく必要があります。

また印刷された書類は種類や日付などで分類し、バインダーなどにファイリングする必要があります。所定の場所に保管し、ほかの社員がすぐに必要な書類を探すことができるよう整理しておきます。

データ入力も事務職の主な仕事の一つになります。例えば売り上げや商品の在庫、発送に関するデータ、お客様に関する情報、購入した商品名や個数、価格などのデータもあります。また社員の個人情報や勤務状況をデータ化することもあります。会社や部署によって様々なデータがあるのでそれらを入力することに携わります。

電話の対応や来客の対応を任されることもあります。外出や会議で席を外している社員の代わりに電話対応し要件を聞いたり、問い合わせごとに担当部署に電話を繋ぐといった業務もあります。さらに来客があった場合、打ち合わせ場所や会議室に案内したり、お茶出しを任されることもあります。

郵便物の発送、仕分けを頼まれたり、備品の発注と管理、会議やイベントの運営などを任されることもあります。会社や部署によって任される業務は多種多様にあります。

事務職の種類

事務職

事務職にもいろいろな種類があります。例えば、一般・OA事務、営業事務、経理事務、人事事務・労務事務、総務事務、法務事務、貿易事務、学校事務、医療事務などがあります。

<一般事務> 書類の作成・処理・ファイリングやデータ入力、郵便物の発送・仕分けなど幅広い領域の仕事を行うことが多くなります。営業部に配属される営業事務は、見積書や請求書などを作成したり、電話や来客の対応をします。

さらにプレゼンの資料の作成を頼まれることもあります。経理事務は会社が行うお金のやり取りの管理をします。伝票の仕分けや処理、経費精算、決算書類の作成補助などを行います。

<人事・労務事務> 社員の退職や異動に関する手続き、給与計算や社会保険の手続きなどを行います。総務事務は備品の発注と管理、建物の管理などを行います。

社内外でのイベントの運営や準備を任されることもあります。法務事務は会社内で扱う法的な書類の作成と管理を行います。貿易事務は輸出や輸入に関する手続き、インボイスなどの作成や海外とのやり取りがある場合は英文書類の作成を任されることもあります。

<学校事務> 校内の経理事務・人事事務・労務事務・総務事務の仕事を一手に引き受けることが多く、さらに学生とのコミュニケーションも求められます。

<医療事務> 病院での受付や会計などを行います。電話対応やカルテの管理も任されます。

事務職はどんな人に向いているのか

データ入力や書類・資料の作成が主な仕事になるのでPCスキルが求められます。エクセル、ワード、パワーポイントなどのオフィス系ソフトが使いこなせるなら有利です。またデータ量が多い場合は入力スピードが速いことに越したことはありません。これらを黙々と、しかも正確にこなせる人は事務職に向いているでしょう。

他部門の人や電話・来客の対応なども任されることが多いので、コミュニケーション能力も求められます

社内外でのやり取りがスムーズにいくように、聞いて正確に理解すること、物事を正確に伝えることが必要です。他の社員から依頼されることも多いので、気づかいや思いやりなども必要になります。広い意味でのコミュニケーション能力が高ければ、職場の雰囲気を良くしたり業務をスムーズに行うことに貢献できます。

会社全体や従業員全体の機密情報を扱うことが多い職種なので、仕事で知りえた情報を漏らしてはいけないことをしっかりと理解しておく必要があります。どんな業務に携わろうとも、高い意識をもって取り組むことのできる人が事務職に向いていると言えるでしょう。

事務職の採用に有利な志望動機の書き方【例文7選】

志望動機

上記の情報を踏まえて、事務職の採用に有利な志望動機の書き方の例文を7つ挙げてみましょう。

例文1 サポート力があることをアピールする

「私が一般事務を志望するのは、ともに働く仲間が仕事をしやすいようサポートする事務職が向いていると思うからです。様々な事務処理を迅速に行い、会社に貢献できるようしっかりと考えながら働きたいと思います。これまでPCスキル向上のためにタイピングの練習を毎日続けてきました。事務職の仕事の質を上げるためにスキルアップできるいろいろな機会があれば積極的にチャレンジしていきたいです。職場の仲間を効果的にサポートできるよう一生懸命頑張ります。」

事務職は資料作成やファイリングの他にも電話の対応を代わりに行ったり、来客の対応やお茶出しなどのサポート的な仕事を任されることが多くあります。業務が多岐に及ぶこともあるので、忍耐力や気配りなども必要な特質になってきます。それで、会社の業績に直接かかわることはなくても、他の社員をサポートして会社に貢献したいということを積極的にアピールすることは効果的でしょう。

例文2 事務職未経験から転職する場合

「事務職は未経験ですが、前職でパソコンを使った仕事に長年携わってきました。コツコツとした作業が得意だったので、事務職に興味を持ちました。研修制度が充実している御社でたくさんの経験を積んでできるだけ早く即戦力になれるよう頑張りたいと思います。」

事務職は未経験からでも挑戦しやすい職種の一つです。独学でも構わないので何かしらの資格や特技をアピールしたり、研修などを通して新しいスキルを学ぶ意欲があることを知ってもらうようにしましょう。また事務職でも活かせる前職での経験やスキルがあるのならアピールしましょう。未経験なのでしっかりと熱意を伝えるならば印象を良くすることができます。残業が少ないから希望したなどと書くと、働く意欲が低いと思われるので気を付けましょう。

例文3 数字に強いことをアピールする

「学生時代の得意科目は数学でした。経理の仕事に興味があったので簿記のスクールに通い資格を取りました。その後しばらく経理事務職を経験し、主な業務は給与計算でした。これまでの経験を活かして、さらにたくさんの事務業務を経験し、幅広い仕事がこなせる事務職のエキスパートになれるよう頑張りたいと思います。」

事務職では給料計算など数字を扱う業務がたくさんあります。そこで特に簿記3級などの資格をアピールするなら有利に書類選考に臨むことができるでしょう。数字を含めた事務作業が得意で、てきぱきと仕事ができる人はどの会社でも求められている人材です。得意科目が数学だったり、以前に数字に関わる仕事を経験したことがあるのなら積極的に志望動機に含めるとよいでしょう。

例文4 前職の事務経験を活かしてスキルアップを目指すことをアピールする

「前職でも事務として働いていました。主な業務は電話対応、エクセル・ワード・パワーポイントを使用した資料作成でした。これまでに簿記3級と秘書検定を取得しており、ゆくゆくは幅広い事務業務に携わりたいと願っていました。これまでに培ったスキルを御社で活かすことができればと思います。さらにスキルアップを目指して、みんなから頼られるような社員になりたいです。」

事務経験があるというだけで注目されることは間違いないでしょう。経験した業務や持っている資格をどんどんアピールしましょう。言われたことだけをやるのではなく、自分から進んで作業を行える能力は評価を高めます。前職を辞めた理由を書く場合はマイナスの印象を与えることがないように、表現を良く選んで書く必要があるでしょう。スキルの幅を広げたいとか事務職のエキスパートを目指すなど、スキルアップのための転職であることをアピールすることができるでしょう。

例文5 事務職に向いている性格をアピールする

性格

「コツコツとした作業が好きで、スピードと正確さを心がけて丁寧に仕事するよう心がけています。販売職の経験があるので、ビジネスマナーや同僚との円滑なコミュニケーションに自信があります。少しでも早く業務になれて、気の利いたサポートができるよう頑張りたいと思います。よろしくお願いいたします。」

事務職は社内外でのコミュニケーションの必要がたくさん発生する仕事なので、人付き合いが苦手だとか、一人で黙々と仕事をするのが好きだという考えは改める必要があります。人と接することが多く、部門間の橋渡し的な存在になることもあるので、コミュニケーション能力が高いことは大きなアピールの材料になります。人と接する仕事が好きだとか接客の経験があるならばどんどんとアピールできるでしょう。

例文6 販売職から一般事務職への転職の場合

「以前は販売担当をしており、データ管理を任されることもありました。さらにコミュニケーションの大切さを学ぶこともできました。顧客管理なども行っていたのでパソコンスキルにも自信があります。入力スピードを上げて仕事に取り組んできましたし、今は情報処理の資格取得に向けて勉強中です。事務職は新しいフィールドになりますが、今までのコミュニケーション力が求められる職場での経験を活かして頑張りたいと思います。」

販売職での経験で事務職に活かせそうなものがあればアピールできるでしょう。特にコミュニケーション能力が求められるという点で事務職と販売職には共通したものがあります。敬語が正しく使えるなどのビジネスマナーや、気配りができることなどは事務職で必要なスキルです。パソコンを使ってデータ管理をしたことがあるならばぜそのことも記入しましょう。

一般事務職の履歴書に書くとアピールできる資格

志望動機に加えて資格欄も充実させるならしっかりとアピールして書類選考通過の可能性をアップさせることができます。たくさんの資格がありますが、一般事務で活かせる資格をいくつか挙げてみましょう。

簿記

簿記はお金の動きを記録するために必要な技能です。一般事務では細かい計算力や経営に関するお金の知識が必要になります。簿記3級を持っていると、経理の基礎が解っている人とみなされるので印象を上げることができます。事務職では会社の会計や経理をすることもあるので、働き口を増やすことができるという意味でも持っていて損はない資格ということができます。

パソコン検定、MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)

事務の仕事でパソコンスキルは必須です。エクセルやワードを使用する機会は非常に多いので、資格を取っておくとアピールにつながります。ワードで文字が打てるだけでは業務に活かすことができません。資料や企画書を見やすく、わかりやすく作成することも重要なポイントです。またエクセルの機能を使いこなせるならば業務の効率化につながるので「エクセルが使える」ことは強力なアピールになります。

エクセルやワードに比べて優先順位は低くなりますが、パワーポイントが使いこなせると会議やプレゼンテーションの際に役に立てることができます。会社によっては事務職の人にもプレゼンテーションの仕事を任せることがあるので、パワーポイントを上手に使いこなせるなら説得力のある提案ができるでしょう。

メールは社内外での連絡ツールとして誰もが使うものです。タイトルの付け方、敬語などの言葉遣い、To、Cc、Bccの使い分け方、添付ファイルの容量、ファイルの互換性などの知識があると業務に役立てることができるでしょう。

秘書検定

秘書検定は主に会社の役員や経営者の秘書としての必要な能力について知識と技能を問う検定試験です。一般常識やコミュニケーション能力、ビジネスマナー、敬語の正しい使い方、電話対応など事務職にも役に立つ能力が問われる試験なので、取得しているとアピールになる資格と言えます。

志望動機の書き方のポイントとまとめ

事務職

企業活動が多様化しているので、ただ単に日々の定型業務をこなせるだけでなく生産性を高めるための工夫や提案もできる、よりクリエイティブな人材が必要とされてきています。そのことも踏まえて、経験やスキルはもちろんですが、自分がその会社に適していることをアピールするようにしましょう。そのためには事務職の仕事内容だけでなく、会社の事業全体の内容や社風、ビジョンなども調べておく必要があります。

たくさんある企業の中でなぜここを選んだのか、しっかりと伝えることができるようにしましょう。研修制度、経営理念、社風などで感銘を受けたところを書くならば、簡単にやめてしまうことがないだろうということで採用担当者を安心させることができます。事務職が好きだというだけでなく、この企業がいいということを上手に伝えることができれば効果的です。また事務職には様々な種類があるので、なぜその事務を選んだのかを明確にすることも効果的でしょう。

また自分の強みが明確になるように、ただ単に資格を持っていると書くのではなく、それをどのように活かすつもりかわかりやすく伝えるならば効果的にアピールできます。そして特に求められているのがコミュニケーション能力です。言われたことをよく理解し、正確に伝えることができることをアピールしましょう。また職場の雰囲気に貢献できる人柄であることを知ってもらうこともできるでしょう。

これらの情報をもとに、採用担当者が読みやすくわかりやすい志望動機を書くならば事務職への転職活動を有利に進めていくことができるでしょう。

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