採用担当の宛名や敬称「御中」「様」ってどうすればいい??

採用担当の宛名や敬称「御中」「様」ってどうすればいい??

就職活動の際に企業の担当者に宛てて郵便物を送ることがあるかもしれませんが、その時の宛名はどうしたらいいのでしょうか。「御中」、「様」の意味や使い方、またその他の敬称の使い方を見てみましょう。

採用担当とのやり取りで気をつけるべき宛名

手紙

就職活動の際に企業の担当者に宛てて郵便物を送ることがあるかもしれませんが、その時の宛名はどうしたらいいのでしょうか。特に悩むのが、「御中」と「様」のどちらを付けたらいいのかということです。

長年ビジネスに関わっている人にとっては簡単なことかもしれませんが、実は就職活動で初めて「御中」という言葉を知ったという人もいるそうです。宛名を間違えずに書くという一見簡単そうなことが解らなくて、間違えた宛名の書き方で企業に郵便物を送ってしまうということがないように、ここで正しい宛名の書き方をマスターすることにしましょう。

就職試験を受ける企業に郵便物を送る場合は、宛名を書く段階ですでに採用試験が始まっていると考えるべきでしょう。間違えた宛名の書き方で不採用になってしまう可能性もあります。就職活動の最初の一歩をスムーズに通過したいものです。そして正しい宛名の書き方で採用担当者に良い印象を与えることができるでしょう。

また「御中」や「様」といった敬称は就職活動が終わって企業で働き始めてからも使う機会が多いので、ここでマスターすることによってしっかりとしたビジネスマナーを身につけることができます。社内メールや他の会社に郵便物を送るような時に役立てることができるでしょう。

それでは、「御中」、「様」の意味や使い方、またその他の敬称の使い方を見てみましょう。さらに、往復はがきで「行」、「宛」と表記されている場合はどうしたらいいかについても説明します。

「御中」

メール

「御中」とはどういう意味なのか

そもそも「御中」とはどういう意味なのでしょうか。辞書を見てみると、「郵便物などで、個人名ではなく、官庁・会社・団体などの宛名の下に書き添える語」、「郵便物で、会社・団体など個人名以外の宛名の下に添える語」などと説明されています。

さらにわかりやすく言うと、「御」は「御指導」、「御挨拶」、「御手紙」など名詞の前につけて尊敬の意を表す言葉で、「中」は郵便物などを「宛てる、中てる」、つまり「郵便物の行き先をある人または土地とする」という意味があります。直訳すれば、「尊敬の意を表してある人または土地に宛てる」ということになります。

ある企業や団体に郵便物を送るならば、「その企業または団体の中の誰かへ」ということになります。誰が受け取っても問題ないということになりますが、最近では宛先の企業や団体に敬意を払うという意味合いが強くなってきています。ただ間違えないようにしたいのが、「御中」は組織そのものに対して付ける敬称ではなく、その組織の中の誰かに使う敬称だということです。

「御中」の使い方

「御中」とは組織の誰かに使う敬称です。特定の誰かを指定していないので、企業名、団体名などの下に「御中」を付けることができます。例えば「○○株式会社御中」などといった感じです。この場合は「○○株式会社の中のどなたかへ」という意味になります。

同様に部署名までが分かっているときはその下に「御中」を付けることができます。例えば「株式会社△△人事部御中」といった感じです。この場合は「株式会社△△の人事部の中のどなたかへ」という意味になります。

企業の採用担当に宛てて郵便物を出すときは、特定の採用担当者の名前がわからない場合、採用担当を一つの団体と考え、その下に「御中」を付けることができます。例えば「株式会社××商事採用担当御中」といった感じです。「株式会社××商事の採用担当の中のどなたかへ」という意味になります。

よくある間違った「御中」の使い方

「御中」は個人名以外の宛名に添える語なので、特定の個人が宛名の場合に「御中」を付けるのは間違いです。例えば「○○株式会社人事部鈴木一郎御中」は間違いです。これから説明しますが、個人名に添える語の代表的なものは「様」です。

個人名が分かっていて、「様」を付けるときは、「御中」と併用する必要はありません。それで「○○株式会社人事部御中鈴木一郎様」ではなく、「○○株式会社人事部鈴木一郎様」が正しい宛名になります。

ちなみに、話し言葉で「御中」を使うことはありません。会話の中で「○○株式会社御中は・・・」という使い方はしないので、その場合は「○○株式会社様は・・・」と「様」をつけて呼ぶことができます。「○○株式会社さん・・・」と「さん」を付けて呼ぶ場合もあります。

「様」

手紙

「様」とはどういう意味なのか

「様」は年齢、性別、社会的地位などに関わらないで、個人名の後に就けることのできる敬称です。それで相手が佐藤なら「佐藤様」、鈴木なら「鈴木様」と使います。さらに客に対して「お客様」とか子供に対して「お子様」と言うこともあります。「様」は書き言葉でも話し言葉でも使うことができます。

郵便物を「様」を付けて送った場合は特定の人に宛てたものなので誰が受け取ってもいいことにはなりません。ピンポイントでその人に送ったことになります。

「様」の使い方

企業や団体の中の特定の個人に宛てて郵便物を送るときは、個人名の下に「様」を付けることができます。例えば「○○株式会社鈴木一郎様」と言った感じです。この場合は○○株式会社に属している「鈴木一郎」という個人が宛先になるということです。もちろん「鈴木一郎」以外の人が受け取ることは期待されていません。

部署名が分かっている場合も同様で、企業・団体名、部署名、個人名の順番に書いてその後に「様」を付けます。例えば「株式会社△△商事人事部鈴木一郎様」と言った感じです。これは株式会社△△商事の人事部に属している「鈴木一郎」という個人が宛先だということです。

肩書または役職名を付ける場合は、企業・団体名、部署名、肩書(役職名)、個人名の順番に書いてその後に「様」を付けます。例えば「××株式会社人事部部長鈴木一郎様」と言った感じです。このように代表取締役、部長、課長、係長などの肩書(役職名)は氏名の前に置いて、肩書(役職名)、氏名を書いてから「様」を付けるのが最も正しい書き方です。下の名前が分からない場合は仕方がありませんが、できる限りフルネームを書くのが基本です。

企業の採用担当者に宛てて郵便物を送るときは、個人名がわからなくても、特定の個人に宛てて送るので「様」を使います。「担当者様」とか「ご担当者様」と言った感じです。例えば、「○○株式会社採用担当者様」と書くことができます。

よくある間違った「様」の使い方

手紙の文中や話の中で肩書(役職名)を氏名の後に付ける場合があります。この場合、肩書(役職名)そのものが敬称の意味を含むので、「様」を重ねて付ける必要はありません。「鈴木部長様」は敬称が重なっていることになるので間違いです。この場合は「鈴木部長」だけでOKです。なお肩書(役職名)の前に氏名を付けないで単独で使用する場合は「様」などの敬称を付けても構いません。例えば「人事部長様」とか「総務課長様」といった感じです。

上記で指摘したように、「様」と「御中」を併用する必要はありません。特定の個人に宛てたものであれば、個人名の下に「様」を付けるだけでいいことになります。

その他の敬称の使い方

メールボックス

「殿」

「様」と同様、個人名に使用される敬称に「殿」があります。「殿」は書き言葉に使用される敬称なので、話し言葉で使うことはありません。気を付けなければならない点ですが、「殿」は格下または同格の人に対して使う敬称なので目上の人には使えません。企業内で何かを表彰するような時に、表彰状の受賞者名の後に「殿」を使用します。また官公庁や企業などの公的文書に使用されることもあります。

時々、「○○株式会社代表取締役鈴木一郎殿」といった具合に、取引先のお客様に「殿」を使ってしまうケースがあります。「殿」は目下の人、部下、生徒などに付ける敬称なので、取引先のお客様の名前や上司に「殿」を付けるのは間違いです。使い方に迷うことがあるならば無難に「様」を付けることが得策です。

また、最近では「殿」は格下や同格の相手に使用するとの見方が一般的になってきているので、官公庁や企業などの公的文章であえて「様」を使用することが増えてきているようです。

「先生」

「先生」は一般的に先生と呼ばれる教育関係者や特定の職業についている人に対して使われる敬称です。例えば教師、医師、弁護士、会計士、牧師、講師、作家、議員などです。郵便物を送る場合はフルネームのあとに「先生」を付けますが、その際に「様」や「殿」を重ねて付ける必要はありません。「山田先生様」や「山田先生殿」といった使い方は間違えですので注意する必要があります。

「各位」

複数の個人に宛てる場合、個々に敬意を表す敬称を「各位」といいます。主にビジネス文章や案内状などのお知らせ文章に使われます。使い方の例としては「各位」、「社員各位」、「関係者各位」、「保護者各位」などがあります。

「各位」は「皆様」や「皆様方」という意味になりすでに敬意が含まれている敬称なので「様」や「殿」などの他の敬称と併用することはしません。例えば「各位殿」、「関係者各位様」、「代理店各位御中」、「保護者各位様」などといった使い方は間違いで、二重敬称となってしまいます。例外として、「お客様各位」という表現を良く見かけますが、そのまま使うことができます。厳密にいうと間違った使い方になってしまいますが、すでに一般的に使用されている表現なので容認されるようになっています。

返信用封筒などで「行」、「宛」、「係」が使用されている場合

返信用封筒

企業や団体から送られてくる返信用封筒やハガキには「行」や「係」が記されています。自分の会社のことを「御中」とすることはしないので、返信用封筒には「行」や「係」が使用されます。ただその返信封筒の「行」や「係」をそのままにして返信してしまうのはビジネスマナーに違反することになります。そこで「行」や「係」を消して「御中」に書き換える必要があります。

縦書きの返信用封筒やハガキの場合は、「行」や「係」に縦の2重線を入れて消します。それから「行」や「係」の横か下に「御中」を書き加えます。横書きの返信用封筒やハガキの場合は、「行」や「係」に横の2重線を入れて、その右に「御中」を書き加えます。

個人宛名で返信が欲しい時には個人名に「宛」や「行」が記されています。自分の事を「様」としないので「宛」や「行」になっているわけですが、この場合もそのまま返信するわけにはいかないので「宛」や「行」を消して「様」に変える必要があります。

「御中」に書き換えるときと同じで、縦書きの場合は「宛」や「行」に縦の2重線を入れてその横か下に「様」を書き加え、横書きの時は「宛」や「行」に横の2重線を入れてその右に「様」を書き加えます。

繰り返しになりますが、「行」、「宛」、「係」をそのままにして返信してしまうことがないように注意しましょう。ビジネスマナー違反になってしまいますので、書式に逆らわずに縦書きなら縦の2重線、横書きなら横の2重線を入れて、「御中」や「様」を書き加えて返信するようにします。

その他、特別な宛名の書き方

「○○気付 △△御中」

「気付(きづけ)」とは送付先の住所の企業や団体に属していない相手に対して、その企業や団体を通して郵便物を届けたいときに使用します。例えばある会社が他の会社の一室を一時的に間借りしているような場合です。またはある会社が他の会社を一時的に連絡先として使っている場合もあります。企業や団体を通して別の企業や団体に宛てるときは、住所、団体名、気付、団体名、御中の順に記入します。

例えば△△株式会社が○○株式会社の一室を間借りしていて、△△会社に郵便物を送りたい場合は「○○株式会社気付△△株式会社御中」と記入します。送付先の住所はもちろん○○株式会社のものを使います。

「○○気付 △△様」

上記と同様、ある企業や団体を通して個人に郵便物を届けたいときに「気付」を使います。郵便物を届けたい相手が宿泊施設に滞在している場合や、ある会社の一室を間借りしている他の会社の特定の人に宛てる場合、出版社を通してそこに出入りする作家に手紙を送る場合などです。

例えば、○○ホテルに滞在中の△△さんに郵便物を送りたい場合はホテルの住所の次に「○○ホテル気付△△様」と記入します。自分宛ての場合は「様」ではなく「行」を使用します。注意点として、ホテルは人の出入りが多いので、郵便物を送るときはあらかじめ連絡を入れるなどしてホテルの従業員の人たちに配慮を払う必要があります。

○○株式会社の一室を間借りしている××株式会社の△△さんに郵便物を送りたい場合は○○株式会社の住所の次に「○○株式会社気付××株式会社△△様」と記入します。

○○出版社の××編集部に出入りする作家の△△さんに郵便物を届けたい場合は、○○出版社の住所の次に「○○出版社××編集部気付△△先生」と記入します。

「○○様方 △△様」

「様方(さまかた)」は個人宅に郵便物を送るときに、世帯主と受取人の名字が違う場合に使用する敬称です。居候や下宿などで一時的に異なる名字の住所に住んでいる場合に使用します。

○○さんの家に滞在している△△さんに郵便物を届けたいときは○○さんの住所の次に「○○様方△△様」と記入します。

まとめ

郵便物

就職活動中に人事採用担当宛ての郵便物を送らなければならない時に役立つ情報を調べることができました。「御中」と「様」をしっかりと使い分けてビジネスマナーが分かっていることをアピールしましょう。

簡単に復習すると、「御中」は採用担当が団体の場合に使い、採用担当が個人の場合は「様」を使います。例えば「○○株式会社人事部採用担当御中」または「○○株式会社人事部採用担当鈴木一郎様」が正しい宛名の書き方です。担当者の名前が分からない場合でも、特定の個人に送る場合は「○○株式会社人事部採用担当者様」と書くことができます。

最後に、宛名書きの時に間違えてしまったら、新しい封筒やハガキを使って書き直しましょう。どうしても替わりがない時に限っては2重線で訂正します。修正液や修正テープを使うと書き直しを面倒臭がっているなどといった良くない印象を相手に与えてしまうので安易な修正方法は使わないようにしましょう。宛名が修正された封筒やハガキを受け取ることは相手にとって気持ちのいいものではありません。できる限り間違いのない宛先で郵便物を送るようにしましょう。

就職活動中以外でも役立つ郵便物の宛名の書き方も紹介したので、社会人として宛名の書き方のマナーを身につけるためにぜひ活用してください。基本さえ身につければ、社内メール、上司や同僚に宛てた郵便物を送る際の宛名の書き方を間違えないですむでしょう。

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