職務経歴書のフォーマット・テンプレートと作成方法のすべて!

職務経歴書の目的は、「書類選考で使う」ことです。多くの会社で書類選考の時にこの職務経歴書が重要視されます。どのようにPRするべきか、どうすれば書類選考やその後の面接で有利に進めることが出来るのか?今回は職務経歴書のフォーマットやテンプレートの利用方法と書き方をまとめました!

職務経歴書とは?

職務経歴書

履歴書との違い

多くの人が「履歴書」と「職務経歴書」は同じものだと考えています。私も就職活動に携わる前はこの二つは同じものだと考えていました。しかし、実はこの二つは全く異なるものです。ではどのような違いがあるのでしょうか?簡単に言うと、用途の「目的」が違います。

まず履歴書の目的ですが、それは「内定が決まった後に社員情報として保管するもの」です。つまり履歴書は書類選考には使わないということになります。「だったら適当に作って大丈夫か、、」とは考えないでください。相手への心象をよくするためにも丁寧に作成する必要があります。

職務経歴書の目的は、「書類選考で使う」ことです。多くの会社で書類選考の時にこの職務経歴書が重要視されます。また転職のときにもこの書類が大きな働きをするのです。転職を成功するかどうかは「職務経歴書」を完璧に仕上げることにかかっているといっても過言ではないでしょう。

どんなことを書くのか?

職務経歴書に書くことは「過去にどんな仕事をしてきたのか」「どんなスキルをもっているのか」などの、自分の強みを書いていきます。また志望動機なども重要なので、企業側が雇いたい!と思うような動機を考えておきましょう。

書く内容ももちろん履歴書とは異なっています。履歴書には「家族構成」「学歴、資格」などを記入します。会社の保管用の書類なので、このような個人情報がメインになっています。

どれくらいの量を書くのか?

職務経歴書の分量は二枚が基本です。一枚だと情報量が少なくなってしまい、十分に自分をアピールすることができません。しかし三枚だと人事担当者にとって読みづらくなってしまいます。情報をきれいにまとめることも大事なのです。

分量を抑えるには、伝えたい情報をしっかりと整理しなければいけません。アルバイトなどの職歴をだらだらと書き続けるのはあまりおすすめしません。確実にアピールできるポイントを記入するようにしましょう。

しかしアルバイトであっても、自分のスキルに関わることであれば記入してもOKです。

手書きでも大丈夫か?

履歴書の場合は手書きでも問題ありませんが、職務経歴書は必ずPCで作成する必要があります。なぜかと言いますと、「メールでのやりとりで送信しやすい」からです。

書類選考に必要な職務経歴書は事前に企業の採用担当者に送らなければいけませんが、その際手書きのものを郵送すると、採用担当者はその職務経歴書をスキャンしてPDF化しなければいけません。

これはかなり手間のかかる作業ですから、採用担当者はメールで受け取った方が手間が省けて楽になるのです。それだけでも採用担当者への心象は良くなるでしょう。

また、PCで作成した方が読みやすいというメリットもあります。もしも大企業であれば、担当者はたくさんの書類に目を通さなければいけませんので、読みやすいのはかなり重要なポイントとなります。

他にもPCで作成するメリットは多数あります。間違っても訂正できる、というのがそのひとつです。職務経歴書で書き間違いをしたとき、修正ペンを使うのはマナー違反です。二重線に訂正印を押すのも、良い方法ではありません。

またその他のメリットとして他の会社でも使用できるという点もあります。手書きの場合は何枚も作成する必要がありますが、PCで作成したデータなら一部を使いまわすことが可能です。

しかし、職務経歴書を使いまわす場合は、「志望動機」はその企業に合わせて毎回変えるようにしてくださいね。

職務経歴書の書き方

転職する際に職務経歴書はとても重要になってきます。どのようなフォーマットを選べばよいのか、また何を伝えるべきなのかをしっかりと知っておく必要があります。

職務経歴書のフォームについて

職務経歴書の基本フォームは二つあります。それは「編年体式」と「キャリア式」です。それぞれの状況によって、どちらのフォームを使うかは異なりますので、まずはそれぞれの特徴についてみていきましょう。

編年体式

編年体式は、一番スタンダードなフォームとなっています。このフォームの使用をお勧めしたいのは、「社会人経験があまり無い人」です。あるいは、転職活動が初めての方にもおすすめです。

このフォームは時系列に沿って記入しますので、どの時期にどれくらいの期間どんな仕事をしていたのかを分かりやすくまとめることができます。採用担当者にとってとても見やすいフォームになりますので、心象もよくなるでしょう。

しかし、デメリットもあります。すでに社会人として様々な職場を経験している人にとっては、「十分に自分のキャリアやスキルを伝えきれない」というデメリットがあるのです。

キャリア式

キャリア式の特徴は、自分の伝えたいことをピンポイントにアピールできるという点にあります。強みとなる技術職をお持ちの方などにこのフォームはおすすめです。

また、このフォームですとアピールしたいポイントと、そこまで重要じゃない情報のメリハリを上手につけることができますので、社会人経験が長くいろいろな職種を経験している方にもおすすめです。

デメリットとしては、情報をまんべんなく伝えることができないという点があります。上手に使えば問題ありませんので、書き方のポイントをしっかりと把握しておきましょう。

自分の強みを分析する

それぞれ自分に合ったフォーマットをダウンロードしたら、次は書く内容を考えなければいけません。まずは自分の状況、自分の強みやアピールポイントをしっかりと分析しましょう。

職務経歴書を作成するうえで重要なのは、短く簡潔に情報をまとめ、自己PRすることです。そのためにも、自己分析は不可欠なのです。

まずは自分のキャリアを振り返りましょう。自分がどんなことを成し遂げてきたのか、その過程で自分にはどんな仕事が向いているのかを黙想します。そうすると、自分のできること、自分の強みが明確になってくるはずです。

そして、その自分の得意分野を転職先・就職先でどのように活用できるかを考えます。その際、できるだけ具体的にイメージするようにしましょう。会社の情報を調べて、どんな業務があるのかを把握しておくことも重要なことです。

職務要約

職務要約書類選考は最初の5秒がとても大事です。採用担当者がまずチェックするのが「職務要約」です。この欄を短く簡単にチェックして、もしも良い人がいれば内容を細かくチェックしてみようと考えるのです。

また、職務要約は転職コンサルタントの推薦文にも影響を与えます。職務要約の内容がしっかりしている人は推薦を取りやすいのです。

書類選考を通過すると、次は面接があります。この面接の時にも職務要約が重視されます。面接官は一日に何十人もの人を相手にしますから、全ての人の職務経歴書を細かく読み込むのは不可能です。ですから、職務要約をサッと読んで質問する内容を決定しているのです。

これらの理由から、職務要約は大変重要であることが分かります。では、どのように記入すればよいのでしょうか。

職務要約の書き方

まず、現在までの経歴を簡潔にまとめましょう。ここでのポイントはだらだらと自己紹介をしないという点です。担当者がパッと見たときに、すぐに理解できるように書く必要があります。

そして自己PRをします。「もしも自分がこの会社の人事担当だったなら、どんな人材がほしいだろうか?」と考えつつ自己PRを作成しましょう。見当違いな自己PRはマイナスにしかなりません。

例えば、自動車会社なのに「自分は料理が上手です!」とPRしてもあまり効果がないですよね?自己PRのポイントはその会社で役に立ちそうな点である必要があります。

次は意欲PRです。「自分はこの会社でこういう事がやりたい!!」という熱い思いを一文添えるだけで、印象が変わってくるはずです。この時もあまり長文にしてしまうと、くどくなってしまいますので注意してください。

職務要約の注意点

よく目にするのが「自分は○○を自慢にしています」「自分は○○ができると思います」といった表現です。このような主観的な表現をたくさん用いるのはよくありません。

なるべく客観的な事実を書く必要があります。例えば「自分は○○の資格を持っています。この資格を活かして以前の会社では○○の事業に関わっていました」と、このような表現です。

主観的な表現だと「自分は○○が得意です。以前の会社ではそのが役立ったと思います」といった感じになります。このように主観的な表現だと全く説得力がないですよね?

また、職務要約を書く際に「具体的な数字」を使うのはとても効果的です。例えば「年間売りげ1000万円を達成し、これまで3回社長賞を受賞しました」というふうに書くと、かなり説得力がでてきます。

逆に「私は功績を称えられ、社長賞を複数回受賞したことがあります」と言っても信ぴょう性がありません。

文字数に関しても注意点があります。大体300字がベストです。短すぎると十分にアピールできませんし、長すぎると相手が途中で読むのを止めてしまう可能性がありますので、十分に注意してください。

自己PRの書き方

自己PRするポイントを紹介したいと思います。大きく分けるとPRできるポイントは3つあります。

まず一つ目は、「スキル」です。自分が取得している資格などをアピールできますが、その際に注意しなければいけないのが、「関係のある資格だけをアピールする」という点です。沢山の資格を持っているからといって、全てをPRするのはMGです。

二つ目は実績と経験です。どんな仕事をしてどんな実績を残してきたのかをアピールします。上記でも記しましたように客観的に、そして具体的な数字を出してPRするように心がけましょう。

注意点として、「大げさな自己PR」は避けるようにしてください。職務経歴書全内容の信ぴょう性がうすくなってしまいます。例えば「自分のおかげで以前の会社は倒産の危機をまぬがれた」という内容のPR文を目にしたことがありますが、このようなたとえ真実でもこのような表現は避けましょう。

例文に頼りすぎない

よく例文をそのまま使たかのような自己PR文を作成する人がいますが、この方法はNGです。NGの理由は様々ですが、例文は「質が低い」という点がその一つです。特にインターネット上に落ちている例文はかなり質が低いのでご注意ください。

また、例文を真似したことは「担当者にバレてしまう」という理由もあります。採用担当者は何百もの自己PR文を目にしていますので、質の低いネット上の例文を使えばすぐにバレてしまうのです。素人目にはすぐには分からないかもしれませんが、専門家には一目瞭然です。

志望動機に関して

志望動機は絶対に必要なものです。よく、「会社ごとに志望動機を考えるのは面倒くさい」と考える人もいますが、その手間を省いての合格はあり得ません。

志望動機として書くことには、「その企業に惹かれている理由」があります。この理由はなるべく具体的なものにしてください。あたりさわりのないことを書いても、担当者にアピールすることはできません。

またその企業の「特定の事業に惹かれている」という点も志望動機になります。この志望動機を用いる際は、その事業において自分がどのようなスキルを発揮できるのかをアピールすると良いでしょう。

ふさわしくない志望動機

家から近い、実家から通えるといった理由はNGです。動機が弱い人はすぐに辞めてしまうのではないか?と判断されるのです。

また同じ理由で残業時間がない、給料が高いというものも避けたほうが良いでしょう。

さらに、キャリアアップしたいという理由も使わないことをお勧めします。一見すると良い印象を与えるかのように感じますが、実はあまり良いイメージを与えません。

企業にとって、あなたのキャリアアップはどうでもよいことです。企業にどのように貢献できるのかが全てなのです。

よくあるのが「人の役に立ちたいので志望しました!」という理由です。このように漠然とした志望動機では、「結局のところ何がしたいのか」がよく分かりません。

郵送方法

職務経歴書を作成したら、いよいよそれを企業に提出しなければいけません。では、その際のマナーについて紹介したいと思います。

封筒の書き方

まず表面(のりしろが付いていない面)には郵便番号を横書きで上部に記入します。そして縦書きで住所、会社名、担当部署と担当者の名前を記入しましょう。そして忘れてはいけないのが、左下に赤字で「応募書類在中」と書くことです。

裏面(のりしろがある面)には、自宅の郵便番号、住所、氏名、日付を小さめに記入してください。全て記入し終え、職務経歴書を入れたなら、しっかりと封をして「〆」のマークを書きましょう。

この「〆」マークは、宛先に届くまで誰も開封していないというサインになります。〆マークを書いた後に、中身を確認しようとして封筒を開けてしまえば、もうその封筒は使うことができませんので、中身をしっかり確認してから〆マークを書きましょう。

添え状を入れる

通常添え状は必要ありませんが、添え状を入れることで、「しっかりとビジネスマナーを守っている」という印象を与えることができます。ちなみに封筒に入れる順番は添え状、履歴書、職務経歴書というのがマナーです。

その他の注意点

各種書類は必ずクリアファイルに入れるようにしてください。郵送される際に、中身が濡れてしまったり、折れ曲がったりするのを避けるためです。

また封筒の色に関してですが、必ず白い封筒を使ってください。茶封筒などを使うのはマナー違反になってしまいますので注意が必要です。

メールで送る場合

メールで送る際は「PDFで送る」「パスワードをつける」という点に気をつけてください。WORDファイルで送ると、PCによっては開けないこともありますし、見やすさの点ではPDFが一番良いのです。

パスワードに関しては、職務経歴書をは別で送りましょう。同時に送ってしまえばパスワードの意味がありません。

このような個人情報が外部にもれれば、企業側の責任となり企業イメージが悪くなってしまいますので、慎重に扱わなければいけないのです。

終わりに

さてここまで職務経歴書作成において押さえるべきポイントを紹介してきました。職務経歴書は履歴書よりも重要な書類ですから、作成の前に正しい知識を持っていなければいけません。

企業に自分をしっかりとアピールできるように、この記事に書かれているポイントを押さえて「書類審査で選ばれる職務経歴書」の作成を目指してください。

この記事が皆さんの役に立つことを、また皆さんの転職が上手くいくことを願っています。