職務経歴書は手書きかパソコン?正しい書き方ってどうなの?

職務経歴書は履歴書とは違って、企業選考に直接的に関わってきます。人事担当や配属の現場担当などが、経験が職種にマッチするか、配属予定部署の要件に適合するかなど、最も注意して見られる箇所となります。しっかりアピールして内定を勝ち取る方法をまとめてみました!

職務経歴書は手書き?それともパソコンで書くべき?

職務経歴書と転職活動

職務経歴書は応募企業先に対して、志望動機の熱意や仕事を実行する能力をアピールすることで採用担当者の目に留まり、書類選考を通過することが目的です。そのため、履歴書とは異なり、フォーマットが決まっていないので、自分の魅力を存分に伝えることができるツールとも言えるでしょう。

そんな職務経歴書をいざ書こうとしようとすると、手書きで書くか?それともパソコンで書くべきか?悩む方も少なくありません。

では、職務経歴書は何で書けばよいのでしょうか?

結論から述べるなら、職務経歴書はパソコンで書くべきです。実際、手書きで職務経歴書を作成したために、書類選考で落ちてしまう方もいます。

職務経歴書を手書きで作成した方の理由としては、”手書きにすることで真面目さを伝えることができると思った”、”企業側から指定された紙に書いたので”、”印刷をすることができる環境にいないので”といった点が挙げられています。どの理由も正当に感じますが、企業側はパソコンで作成された職務経歴書を好む傾向があります。その理由は何でしょうか?

履歴書は手書きでもOK!

職務経歴書とは異なり、履歴書は手書きで作成しても問題ありません。なぜなら、履歴書はビジネス文書ではなく「私文書」だからです。つまり、履歴書は入社後、人事情報として保管されるための書類で、職務経歴書とは全く異なる目的で使用されるからです。

そのため、履歴書には数多くのフォーマットがありますが、どれでも自分が書きやすいものを使用することができます。

職務経歴書をパソコンで書くべき理由とは?

職務経歴書は、書類選考の際に使用する「ビジネス文書」です。転職エージェントのキャリアコンサルタントや企業側の採用担当者、また、現場面接者などが見て書類選考を行う資料となるものです。

最近は、書類の共有はメールやWEBで行うことが一般的となっています。そのため、もし手書きの職務経歴書が送られてくると、採用担当者はWEB間で共有することができるように書類をPDF化する必要がでてきます。

ですから、そのような手間をかけないためにもパソコンで作成することが好ましいと言えるでしょう。

また、パソコンで作成することで文章をWEB上で保管することもできるので、パソコンが当たり前となっている現代では、職務経歴書もパソコンで作成することができるでしょう。

職務経歴書をパソコンで作成するメリットとは?

では、職務経歴書をパソコンで作成することにはどのようなメリットがあるのでしょうか?

読みやすい。

A4サイズの用紙・2枚が適切な文章量と言われている職務経歴書は、パソコンで作成することで読みやすい文章を作成することができます。もし手書きで作成するなら、ごちゃごちゃしてしまい、採用担当者に読みずらい文章・・と判断されてしまう可能性があります。

では、読みやすい職務経歴書をどのようにパソコンで作成することができるでしょうか?Word(ワード)やExcel(エクセル)を上手に活用しながら、文字詰めや行詰めなどのレイアウトを調整する必要があります。

また、文章の内容ももちろん大切なことですが、フォントサイズや空白、改行や行間なども見やすく、そして、ビジネス文書としてマナーのある構成にする必要があります。そうすることで、採用担当者の目に留まる魅力的な職務経歴書を完成させることができるでしょう。

では、ここでビジネス文書としてふさわしく、採用担当者が読みやすいレイアウトを確認してみましょう。

1、文字サイズ

職務経歴書はA4サイズ2枚が基本となっています。そのため、内容を2枚で抑えるために文字サイズを小さくして作成することはマナー違反です。文字サイズは、常識的な範囲で設定しましょう。一般的な文字サイズは、本文が10〜12pt、タイトルが14〜18ptとなっています。

2、余白・文字間・行間

書くことが少なく2枚に達しないため、余白や文字間、行間などをたくさん入れたり、大きく入れたりして作成することはマナー違反です。文字サイズ同様、常識範囲以内で行う必要があります。一般的に1ページ当たりの文字数は40行×40文字、余白は上25mm〜30mm、左右下は20mm〜25mm程度となっています。

3、用紙のサイズ

職務経歴書は、A4サイズの白無地で作成することが基本となっています。応募先の採用担当者の目に留まるためにカラー用紙や、白無地でも透かし模様が入っているタイプや和紙のような風合いのタイプの用紙は絶対にNGです。

また、履歴書がB5サイズであったとしても、職務経歴書はA4サイズがビジネスマナーですので間違えないようにしましょう。しかし、もし企業側から職務経歴書のサイズ指定があった場合は、企業指定の書式を使用ししょう。

4、書く分量(ボリューム)

職務経歴書は、必ず〇枚にしなけれがいけない、という決まりはありません。しかし、一般的に職務経歴書は、1枚では志望動機や自己PRを十分に伝えることが出来ないのでNGと言われています。また、3枚以上になると分量が多くて読むのが大変ですし、書類の印刷や保管も面倒なためNGです。社会人経験の長さや仕事内容によっては3枚以上になってしまう方も中にはいるかもしれませんが、要点をまとめることも必要です。なので、適切な書く分量「2枚」で、完成させるようにしましょう。

他の応募先企業に使いまわすことができる。

手書きで作成した職務経歴書は、一度応募先企業へ提出したら手元に残らないので、他の企業へ使いまわすことはできません。しかし、パソコンで作成した職務経歴書は、データがパソコンに残っているので他の応募先企業にも使いまわしをすることができます。

もちろん、志望動機や自己PRなどは応募先企業ごとに変更を加える必要はありますが、時間をかけて作成した職務経歴書を効率よく他の応募先企業にも利用することができるというメリットがあります。

ミスが確認しやすく直すことができる。

どんなに気を付けて手書きで書こうとしても、間違えてしまった・・ということは誰にでもあり得ることです。企業に提出する書類は、すべて修正液の使用はNGとなっています。ですから、最後の最後で間違えてしまうなら全部書き直しとなりすべてが水の泡となってしまうことでしょう。

しかし、パソコンで作成するならそのような心配はありません。ミスを見つけてもすぐに、しかも簡単に直すことが可能です。手書きで作成するよりも労力と時間を少なく済ませることができるので、転職活動を効率よく進めることができます。

手書きの職務経歴書が絶対にNGな業界とは?

どんなに上手にまとめられている職務経歴書だとしても、手書きというだけでマイナス印象を与えてしまう業界があります。なぜなら、パソコンという便利なツールがあるのに手書きで作成するために、非効率的なことをする人とか、要領が悪い人などのイメージを与えてしまうからです。では、書類選考に落ちてしまう可能性が高い業界とはどこでしょうか?

IT企業・ベンチャー企業

IT企業やベンチャー企業の多くは、ITを活用する新しいビジネスを生み出すことが仕事です。

ですから、パソコンという便利なツールを使用しないで多が気で職務経歴書を作成するならネットへの新知性がない人と判断されてしまい、書類選考に通過することは難しいでしょう。

外資系企業

海外では、職務経歴書をパソコンで作成し、最後の署名だけを手書きで書くことが一般的な常識となっています。

なので、手書きで職務経歴書を作成するなら、仕事の効率が悪い人と判断されてしまい、書類選考に通過することは難しくなります。

このようにパソコンで作成することが望ましい職務経歴書ですが、企業の中には「直筆で」作成してください、と指示される場合もあります。そのような時は、企業の指示に従って手書きで丁寧に作成しましょう。

転職エージェントを利用しよう!

ここまでで職務経歴書はパソコンで作成することが望ましいことが分かりましたが、いざ自分で作成しようと思うと何をどのように始めたらよいのか分からないという方も少なくありません。

そこで、転職エージェントを利用することができます。多くの転職エージェントは、履歴書や職務経歴書の作成をサポートしてくれたり、添削をしてくれたりなどのサービスを提供しています。

数多くの転職エージェントが存在していますが、その中でも履歴書や職務経歴書を作成や添削に力をいれている転職エージェントをどのように選ぶことができるでしょうか?

職務経歴書の作成や添削に特化している転職エージェントの選び方とは?

数多くの転職エージェントが存在していますが、どのように履歴書や職務経歴書の作成や添削に強い転職エージェントを選ぶことができるのでしょうか?

実は、どこの転職エージェントでも履歴書や職務経歴書の作成や添削は提供されているサービスに含まれています。そのため、質のよい面接対策を受けることができるかどうかは、担当者となるキャリアコンサルタントにすべてがかかっています。

実際、どこのエージェントでも優秀なキャリアコンサルタントと最悪なキャリアコンサルタントの両者が在籍しています。そのため、質の悪いキャリアコンサルタントが担当になってしまったら、履歴書や職務経歴書の作成や添削の質の良いサポートは残念ながら期待することはできないでしょう。

なので、別のエージェントに移動するなどの処置をとる必要がでてきます。しかし、手厚いサポートを受けることができる転職エージェントを見つけることができるなら、その比率を低くすることができます。

では、どのように手厚いサポートを受けることができる転職エージェントを見極めることができるのでしょうか?

在籍するキャリアコンサルタントの数よりも求人案件数の比率が低いところ。

扱っている求人案件数が多ければ多いほど、企業選びをする際には、選択肢が多いので応募者は助かります。しかし、面接対策のサポートを受けるという観点からみると、求人案件数の数は関係ありません。なぜなら、求人案件数が多ければ多いほど、一人のキャリアコンサルタントが求職者にかけることができる時間が少なくなるからです。

ですから、豊富な求人案件を所有している転職エージェントがすべて良いともいいきることはできません。なので、大手だけでなく、中小企業の転職エージェントも併用して使用することでベストな面接対策をすることができるでしょう。

年収が高い求人案件を多く扱っているところ。

転職エージェントの収益は、求職者の採用が決まった転職先から年収の30%が報酬となります。ですから、年収が高い案件を成功させれば、報酬も増えるということです。そのため、年収が高い案件には、力を入れてサポートする傾向があります。

もし自分のキャリアに自信があるなら、年収が高い企業へ応募することで手厚いサポートを受けることができるでしょう。

履歴書や職務経歴書のサポートに力を入れている転職エージェント

では、上記の2つの点があてはまる履歴書や職務経歴書の作成や添削に力を入れている転職エージェントをいくつかご紹介しましょう。

「パソナキャリア」

パソナキャリアは、大手転職エージェントとして知られているDODAやリクルートよりも扱っている求人案件数下回りますが、利用者ひとりひとりに手厚いサポートを提供してくれることで知られている転職エージェントです。そのため、転職活動が初めてで何から始めたらよいのか不安を抱えている方でも安心して利用することができます。

パソナキャリアの社風は、利益よりも社会貢献をモットーとしています。それはすべての社員にも浸透しているため、在籍しているキャリアコンサルタントは求職者ひとりひとりに対して親身な対応をしてくれます。

利益を求めた求人案件を紹介するようなことはなく、求職者の要望に応じた求人案件を探してくれます。

履歴書や職務経歴書の作成の仕方が分からない方には、一からサポートしてくれます。また、採用担当者の目に留まるような職務経歴書が完成するように、魅力的な内容へと添削もしてくれます。

「リクルートエージェント」

リクルートエージェントは、キャリアカウンセリングから始まり、履歴書や職務履歴書の添削、面接対策など転職を成功させるために必要なことすべてを手厚くサポートしてくれる転職エージェントです。転職成功実績No.1を誇るリクルートが運営をしています。

特に、書類選考に通過するための職務履歴書の作成に力をいれており、独自のサポートツールである「レジュメnavi」を提供しています。また、採用担当者に志望動機の強さや熱意が伝わるような応募書類の書き方も教えてくれます。

各業界や職種、地域に精通したキャリアコンサルトが数多く在籍しているので、過去の転職成功実績を参考にしながらの徹底的なサポートを受けることを期待することができます。

「マイナビエージェント」

マイナビエージェントは、履歴書や職務履歴書の添削、面接対策など転職に必要なサポートを徹底的にしてくれる転職エージェントです。大手マイナビが運営している転職エージェントなので初めての方でも安心、そして、信頼してサポートを受けることができるでしょう。

また、履歴書や職務履歴書の書き方や添削に力を入れているので、書類選考通過率を上げることができます。

さらに、キャリアコンサルタントの多くが、さまざまな職種や業界出身としているので、自分では収集することができない情報を収集することができます。

マイナビエージェントでは3年後、5年後、10年後を見据えたキャリアカウンセリングを受けることができるので、自分の将来性に不安を感じている方や、どのような方向性で進んだら良いのか悩んでいる方に特にお勧めです。

「Spring転職エージェント」

Spring転職エージェントは、求人案件を紹介することはもちろん、履歴書や職務履歴書の添削など転職を成功させるために徹底的なサポートを提供している転職エージェントです。

世界60ヵ国の地域と5,000ヵ所に拠点を展開しているので、グローバルなネットワークを活かした求人案件を豊富に扱っています。

転職エージェントに中には、登録内容を見て転職市場価値がないと面談をしてくれないところもありますが、Spring転職エージェントではそのようなことはありません。登録後、必ず面談をしカウンセリングを受けることができる、親身なサポートを提供しています。

履歴書や職務履歴書の書き方でも率先してアドバイスをしてくれたり、添削するなど徹底的なサポートを受けることができます。

外資系の求人を多く扱っていますが、キャリアコンサルタントは求人情報を細かく把握しているので求職者の希望通りの案件を紹介してくれます。それには仕事の内容はもちろんのこと、社内の雰囲気などホームページなどでは知ることができない情報まで提供してくれます。

まとめ

職務経歴書を作成する際には、手書きではなくパソコンで作成するようにしましょう。そうすることで、応募企業先に好印象を与えることに加え、さまざまなメリットを得ることができます。

もし自分で作成することに不安な方は、履歴書や職務経歴書の作成に力を入れている転職エージェントを利用することで、不安を取り除くことができるでしょう。