職務経歴書は枚数って何枚が最適?理想の枚数と気をつけるべき点

職務経歴書は枚数って何枚が最適?理想の枚数と気をつけるべき点

履歴書とは違い決まった形式がない職務経歴書どのように表現するかは転職する企業や職種によってマチマチですが、理想的な枚数やサイズなど印象をよくするために気をつけるべき点はあります。今回は職務経歴書の枚数についてまとめてみました!

書類選考を左右する職務経歴書

職務経歴書の枚数って

転職の際、応募企業先に履歴書と共に提出する職務経歴書は、書類選考に通過するかを左右する書類です。

履歴書は入社後、人事情報として保管されるための書類として使用されますが、職務経歴書は今までの経歴や実績、また、応募先企業への志望動機などをアピールするための重要な書類です。

なので、採用担当者の目に留まるような魅力的な職務経歴書を作成する必要があります。

職務経歴書のボリューム

しかし、いざ実際に職務経歴書を書き始めてみると、”どの程度のボリュームで書いたらよいのか分からない・・”という方も少なくありません。

職務経歴書の内容ももちろん大切ですが、それと同時に、分量にも注意しながら作成する必要があります。なぜなら、ビジネスマナーとしてふさわしくない分量の職務経歴書を提出するなら、採用担当者に読んでもらうことができない可能性もあるからです。

どんなに頑張って作成したとしても、読んでもらうことが出来なければ書類選考に通過することはできません。ですから、職務経歴書の分量、つまり、ボリュームも考慮にいれながら作成する必要があります。

では、ビジネスマナーに適した職務経歴書のボリューム、つまり、枚数とはどの程度なのでしょうか?それを知る前に、作成するにあたり基本となることを確認しておきましょう。

職務経歴書を作成するにあたり知っておきたいこと

職務経歴書は、A4サイズの白無地で作成することが基本となっています。応募先の採用担当者の目に留まるために、カラー用紙、白無地でも透かし模様が入っているタイプや和紙のような風合いのタイプの用紙を使用することは絶対にNGです。

また、職務経歴書を手書きで作成する方も中にはいますが、多くの企業は、パソコンで作成された職務経歴書を好みます。

では、どのような内容を書くことができるでしょうか?そのためにも、職務経歴書の目的をしっかり理解しておくことは大切です。

職務経歴書の目的とその内容とは?

転職活動の書類選考は、職務経歴書を見て判断されます。つまり、書類選考に通過し、面接に臨むことができるかどうかは、職務経歴書にすべてがかかっています。

では、一般的な内容とはどのようなものでしょうか?それには職務要約、経歴、志望動機、自己PRなどさまざまな内容について書くことができます。応募者のやる気や熱意、スキルや強み、自分が取り組みたい仕事の内容や、持っている強みをどのように活かすことができるかなど最大限に、そして、積極的にアピールすることが必要です。

その際のポイントは、採用担当者の目に留まるようなPRを書くことです。

一般的な職務経歴書には、決まった形式がありません。しかし、構成の仕方は次のようになっています。

まずタイトル(「職務経歴書」)から始まり、応募者の住所、氏名生年月日、名前、最終学歴、職務要約、職務経歴、活かすことができる経験・知識・能力、自己PR、志望動機などの順で書き進めていくことができます。

履歴書とは違い決まった形式がないので、自分がアピールしたい点を自由に追加して書きたすことができるのが、職務経歴書の特徴と言えるでしょう。

職務経歴書は何枚で書くべき?

職歴書のサイズと枚数

A4サイズの白無地の紙に、何枚で書けばよいのででしょうか?枚数の制限や決まりなどがあるのでしょうか?

結論から述べるなら、職務経歴書の枚数に制限はありませんが、最適な枚数は「2枚」と言われています。なぜなら、1枚では志望動機や自己PRを十分に伝えることが出来ないのでNGです。また、3枚以上になると分量が多くて読むのが大変ですし、書類の印刷や保管も面倒なためNGです。ですから、適切な書く分量とは「2枚」となっています。

1枚がNGな理由とは?

そもそも職務経歴書の目的は、採用担当者にPRをして書類選考に通過することが目的です。職務経歴書に書く内容は多岐に及ぶので、1枚にまとめようとするなら志望動機や自己PRなどを十分にアピールすることができなくなり、書類選考に通過することができないでしょう。

3枚以上がNGな理由とは?

NG; Stack of Documents with Large Amount of Analytic Material.

職務経歴書が3枚以上になるとNGになる理由はいくつか存在します。

ボリュームがありすぎて読むのが大変だから。

職務経歴書が3枚以上になってしまうと、採用担当者に伝えたい本当のことを伝えることができなくなってしまいます。採用担当者の多くは、多くの応募者の職務経歴書を短時間で読み、そこから面接に呼びたいと思う応募者を選択しなければなりません。そのため、3枚という長い職務経歴書は、採用担当者にとっては重荷となる傾向があります。

ビジネススキルがないと判断されるから。

応募先企業に対してどんなにアピールしたいことがあったとしても、内容を簡潔にまとめることもビジネススキルのひとつとして求められていることです。

もしダラダラと要点のまとまりなく書くなら、ビジネススキルがない人材と判断されてしまうことでしょう。ですから、2枚でコンパクトにまとめるスキルも必要です。

印刷や保管が不便で面倒だから。

それに加え、最近は多くの企業でペーパーレス化が進んでいます。そのため、社内文章の印刷は2in1が常識となりつつあります。職務経歴書の印刷も同様、書類選考のためコピーされることもあるので2in1に収まるよう2枚にまとめるのがベストと言えるでしょう。

職務経歴書を「2枚」で書くポイントとは?

Increase rating, evaluation and classification concept. Businessman draw five yellow star to increase rating of his company.

職務経歴書をどのように「2枚」で簡潔にまとめることができるでしょうか?

1、職務経歴は要点を絞り簡潔にまとめる。

職務経歴書の冒頭に構成される職務経歴は、採用担当者が最初に目を通す部分です。なので、もしダラダラとすべての職歴を記載するなら、採用担当者の読む気は薄れてくることでしょう。とくに定期的な移動が多い業種の方や、転職回数が多い方などは、職務経歴が長くなる傾向があります。

悪印象を与えないためにも、転機となった移動や転職だけを重点的にまとめるようにし、簡潔に職歴を絞ることで、続きを読んでみたい!と思わせる職務経歴書を作成することができるでしょう。

2、自己PRと志望動機をはっきり書く。

どのように自己PRをしたらよいのか分からない・・という方も少なくありません。そこで、自分にはどのような強みがあるのか時間をとって考えてみることができるでしょう。また、志望動機がしっかりしているかどうかで、書類選考に通過するかどうかが大きく左右されます。応募先企業がどのような人材を求めているのか、その人材像に合わせて自分が持っている動機と上手に合わせることが大切です。

そのために、応募先企業のホームページやパンフレットなどから応募先企業の文化や採用時の癖などの情報を収集することができるでしょう。しかし、自分で情報を収集するには限界があります。そこで転職エージェントを利用することで、応募先企業のさらなる情報を収集することができるでしょう。

3、文字サイズ・フォント

2枚でまとめるために、文字サイズを小さくして作成することはマナー違反です。文字サイズは、常識的な範囲で設定しましょう。一般的な文字サイズは、本文が10〜12pt、タイトルが14〜18ptとなっています。また、文字フォントは、パソコンで作成する場合は。「MS明朝」か「MSゴシック」で統一するようにしましょう。また、タイトルや見出しは大きくメリハリをつけることで見やすい職務経歴書を完成させることができます。

4、余白・文字間・行間

書くことが少なく2枚に達しないため、余白や文字間、行間などをたくさん入れたり、大きくいれて作成することもマナー違反です。文字サイズ同様、常識範囲以内で行う必要があります。一般的に1ページ当たりの文字数は40行×40文字、余白は上25mm〜30mm、左右下は20mm〜25mm程度が適切です。

5、項目別に内容をまとめる。

内容が項目別にまとまっているなら、読み手である採用担当者に好印象を残すことができます。

・「職務要約」 ・「志望職種」 ・「経歴(勤務先、所属、ポジション)」 ・「職種・担当業務・実績」 ・「自己PR」 ・「志望動機」または「退職理由」など

項目別に整理して、分かりやすくまとめるよにしましょう。

そして、一目でどの項目がすぐにわかるように記載することが大切です。それぞれが読みやすく、一目見てどの項目かがわかるように記載されていることが求められます。

採用担当者の目に留まる志望動機の書き方とは?

では「2枚」という最適な枚数の職務経歴書を通して、どのように熱意ややる気が伝わる志望動機を書くことができるでしょうか?

次のような順で書くなら、採用担当者の目に留まるでしょう。

1、応募企業に惹かれている理由をまず書く。

まず、自分が応募企業に惹かれている理由について、要点を簡潔にまとめて書くことができます。たくさん存在している同業界の企業の中で、どうしてその企業に興味を持ち応募したのか?その志望動機について書くことができるでしょう。

2、次に、事業やポジションに惹かれている理由を書く。

応募企業に惹かれている理由を書いたなら、そのまま続けて事業やポジションに惹かれている理由について書きます。現職や前職で満たすことができなかった点を、応募企業先でどのように成し遂げたいのか?を書くなら、転職する意思の強さや応募先企業へ入社したいという熱意の強さを伝えることができるでしょう。

3、応募企業や事業などでどのように貢献することができるか?その根拠や理由について書く。

最後に、応募企業や事業、そしてポジションに自分がどのように貢献することができるのか?、また、今まで身につけてきた知識やスキル、資格などをどのように活かすことができるか?など自分の強みについて具体的にアピールすることができます。

たとえもし今までと異なる業界への転職だとしても、自分がもっている強みを未経験分野の職種や業種にどのように貢献することができるかを、前向きなな姿勢を伝えることができるでしょう。

熱意が伝わる志望動機を伝えるポイント!

Cheerful successful businessman smiling in his office with raised fists, winning and enthusiasm concept

自分のやる気や熱意などの志望動機を口では上手に表現することができても、いざ文字で伝えようとすると難しいものです。

どのように文字でやる気や熱意を上手に伝えることができるでしょうか?では、やる気や熱意を伝えることができる志望動機の書き方のポイントをみてみましょう。

1、応募企業に貢献することができる分野やスキルを徹底的にアピールすること。

自分が応募企業に貢献することができる強みは、徹底的に自信をもってアピールすることが欠かせません。それには自分が今まで経験してきたことや実績、スキルや資格などをベースとし、どのような点を具体的に貢献することができるかを書くことができます。正直に自己分析をし、自分の強みを徹底的アピールするようにしましょう。また、社内での表彰や具体的な成果や実績があるなら、遠慮しないでしっかりアピールするようにしましょう。その際には、具体的な数字を入れて文章を構成するなら、説得力を増すことができます。

2、希望しているポジションを明確に伝えること。

応募企業への熱意を伝えることも大切ですが、それと同時に自分がどのようなことを応募先企業でしたいのか明確に伝えることができます。それには、希望している携わりたいポジションや職務について具体的に伝えることができるでしょう。そうすることで、仕事の取組み方に対する姿勢に前向きさをアピールすることができ、好印象を与えることができます。

3、文字数に気を付ける。

どんなに伝えたいことがたくさんあったとしても、文字数は200〜300文字程度で抑えることが大切です。なぜなら、200〜300文字が、人間が一読して理解することができる文章量と言われているからです。採用担当者がもう少し読んでみたい!という文字数で抑えるなら、書類選考を通過することができるでしょう。

もし「2枚」で書くことができなかったら?

職務経歴書の理想的な枚数は「2枚」ですが、場合によっては2枚まで書くことができなかったり、収まることができないということもあるかもしれません。

最適な枚数は「2枚」ですが、絶対に守らなければならないマナーというわけではないので、ケースによっては1枚、もしくは3枚でまとめることができます。

もし1枚や3枚でまとめる場合には、書き方や構成の仕方が変わってきます。では、それらの書き方をみてみましょう。

1枚で書く場合

職務経歴書がどうしても1枚になってしまうという場合は、転職の経験がなかったり、転職の経験はあっても書くべきことがないなどの理由が予想されます。しかし、1枚の職務経歴書は、内容がどうしても薄くなりがちになってしまう傾向があります。

もし転職回数が少ないという理由で1枚になってしまったなら、ひとつひとつの企業でも経歴を深く掘り下げて書くことができるでしょう。どのような業務を担当していたのか、詳細な点まで書くことができるかもしれません。採用担当者の印象に残る文面にすることができるなら、たとえ1枚でも内容が薄いと感じることはないでしょう。

インパクトのある1枚の職務経歴書になるよう作成することが、書類選考に通過するポイントです。

3枚の場合

職務経歴書が3枚になってしまうと、ボリューム感でてしまい、読みづらいと感じる採用担当者も中にはいます。

ですから、文章の構成をスッキリとまとめる工夫をする必要があります。3枚、もしくは3枚以上になってしまうことには、転職回数の多さが予想されます。なので、転職した企業すべてについて細かく触れる必要はありません。

もちろん、転職した企業名は書く必要がありますが、すべての企業を同じボリュームで書く必要はありません。職務経歴書は、自分をPRするためのビジネス書類です。もしPRすることができない経験の企業があるなら、特に触れる必要はないでしょう。

自分が応募先の企業で役立てることがスキルや強みを経験した企業や実績などについて深く掘り下げることができます。要点を簡潔にまとめ、採用担当者がその続きも読んでみたい!という気持ちを湧き立たせることができるような文章構成にしましょう。

提出する前に最終確認すべき3つのこと

Checklist

上記の点を踏まえて「2枚」で、職務経歴書を作成することが理想的です。完成したなら、以下の3つの点を最終チェックしましょう。

1、誤字脱字の確認

自分の職務経歴書ですから、年号、会社名、職種名などの基本的な文字の間違えは、マイナス印象となります。基本的なことですが、誤字脱字の確認はしっかりするようにしましょう。

2、第三者が読んで理解できる内容かどうかを確認

自分では理解することができる内容でも、第三者が読んでみると意味が分からない内容になっている場合もあります。文章の構成がバラバラで、理解することができないなら、最後まで読んでもらうことは難しいでしょう。特に職種名が分かりにくい場合は、どのような職種なのかを分かりやすく説明する必要があるかもしれません。

3、実績や資格は応募先企業で活かすことができることを書いているかを確認

今までの実績や取得した資格をただ書くだけでは、ただの自慢と思われてしまう可能性もあります。それらを記載したなら、どのように応募先企業で活かすことができるかを具体的に書く必要があります。そうすることで、自分の強みが応募先企業で役立てることをしっかりアピールすることができます。

まとめ

職務経歴書の最適な枚数は「2枚」です。しかし、どうしてもやむを得ない場合には1枚、もしくは3枚でも構いませんが、できるなら2枚にするようにしましょう。

履歴書サイズはA4もしくはB5で問題ないが、職務経歴書はA4でなければなりません。同時に印刷することもあると思いますので、統一することで無駄を省くことが可能となります。

また、適切な用紙や文字などのレイアウトにも注意しながら、ビジネス文書としてマナーに欠けない職務経歴書を作成するようにしましょう。

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