職務経歴書を封筒にいれる。正しい送付方法を学ぼう!

先に目にする封筒で第一印象が決まってしまう可能性もゼロではありません。どのように封筒を書いたらよいのだろう・・?、どのように郵送したらよいのだろう・・?と悩む方も少なくありません。今回は職務経歴書の封筒への入れ方についてまとめてみました!

職務経歴書の内容だけじゃない!送付時の封筒も裏表チェックされている応募書類

職務経歴書

転職活動の応募書類として必要な履歴書や職務経歴書の内容を完璧に作成しても、送付時の正しい封筒の書き方を守らなければマイナス印象を与えてしまいます。

中身の応募書類よりも、先に目にする封筒で第一印象が決まってしまうこともあります。そのため、どのように封筒を書いたらよいのだろう・・?、どのように郵送したらよいのだろう・・?と悩む方も少なくありません。

では、正しい封筒の書き方とはどのようなものなのでしょうか?

職務経歴書の正しい封筒の書き方とは?

職務経歴書の内容を完璧に記入することができても、封筒の書き方のマナーを守っていないならマイナス評価となってしまいます。

なぜなら、封筒は採用担当者が一番最初、目にするものだからです。そのため、封筒の書き方を見て、社会人として常識的マナーあるかどうかを判断します。

では、採用担当者にマイナス印象を与えない封筒の正しい書き方のポイントを押さえておきましょう。

(封筒の表面の書き方)

封筒の表面は右側から縦書きで、宛先の住所、宛名、担当者名となるようにしましょう。担当者名はちょうど封筒の真ん中の位置にくるのがベストです。

また、封筒の宛名を記入する際には、黒のサインペンを使用するようにしましょう。ボールペンは字が細すぎますし、油性マジックは裏に映ってしまうので、サインペンがお勧めです。 この点を踏まえながら、以下の詳細な点に注意して書くことが必要です。

住所

まず住所は略さずに、都道府県から書き始めます。そして、丁目、番地も「-」(ハイフン)などを省略せずに正しい住所を正確に書きましょう。応募先企業がビルの中のオフィスの場合は、ビル名はもちろんのこと、フロアの階数までしっかり記入する必要があります。

住所が長すぎて2行になってしまっても全く問題はありませんが、2行目の行頭は1文字下げて書くことが常識マナーとなっていますので注意しましょう。

宛名

宛名は、住所よりも若干大き目の文字で書きます。会社名は(株)(有)などに略することはNGです。正式名称で正しく書きましょう。

人事部など部署に宛てる場合には「御中」、担当者に宛てる場合は「様」、特に指定がない場合には「採用ご担当者様」と書くのが基本的なマナーです。

しかし、肩書や役職などがある場合には、肩書や役職を氏名の前に書かなければいけません。もし担当者の名前をフルネームで知っているなら、省略せずのフルネームですべて書くようにしましょう。

切手

切手は、キャラクターがデザインされているものなどビジネスシーンにふさわしくないものは避けるほうが好ましいでしょう。

また、規定料金を下回ることはもちろんのこと、上回る切手を貼ることもNGです。

なので、料金不足にならず、正しい規定料金で送付することができるよう、郵便局の窓口で重量をはかってもらい郵送することが一番安心な方法と言えるでしょう。

封筒表面の注意書き

封筒が応募種類であることが一目でわかるように「履歴書在中」もしくは「応募種類在中」などと表面の左下に赤字で書き、線で四角く囲います。

自分で記入しても問題ありませんし、すでに記入されている封筒を使用することもできます。また、スタンプを持っているなら、スタンプを使用しても問題ありません。

(封筒の裏面の書き方)

封筒の裏面の「〆印」

封筒は、セロハンテープやホチキスなどではなく糊でしっかりと封をします。

そして、封をした境目に「〆」という密封マークを記しましょう。この際には、「×」印とならないように注意して記しましょう。

署名

裏面には自分の住所を都道府県名から書きます。表面の宛名書き同様、丁目、番地、アパート名なども「-」(ハイフン)などですべて正しく正確に記入します。郵便番号の記入も忘れないようにしましょう。

表の宛名書き同様、名前は住所よりも若干大き目のサイズで書くようにします。

封筒の正式な書き方では、封筒のつなぎ目の右側に住所、左側に氏名を書くことがマナーとなっています。しかし、最近は、封筒の左側にすべて記入することが一般的となってきているので、どちらの方法で記入しても問題ありません。

日付

投函する日付の記載を忘れないようにしましょう。裏面の左上に漢数字で記入することができます。その時に注意したいのが、同封する履歴書、職務経歴書、添え状などの書類の日付と同じにすることです。

封筒を郵送で送付する場合の正しいマナーとは?

封筒の書き方に正しいマナーがあるのと同様、応募書類の送り方にも知っておくべき基本的なマナーがあります。

以下の点を念頭に置いて応募書類の送付をしましょう。

添え状を同封すること。

転職活動の書類選考のために添え状を必ず送付しなくてはいけない、というマナーはありませんが、ビジネスシーンでのマナーを身につけていることをアピールするために添え状を同封することができるでしょう。添え状を同封することで、採用担当者に好印象を与えることがでます。

同封する順番は、表(上)から添え状、履歴書、職務経歴書という順番に並べて封筒へ入れることが正しいマナーとなっています。

書類はA4サイズの封筒に入れること。

たいてい履歴書はB5サイズ、職務経歴書はA4サイズですが、書類に折り目がついてしまうとかさばってしまいます。なので、応募書類すべて折らずに入れることができるA4サイズの封筒を使用するようにしましょう。

応募書類を折ったから書類選考を通過しない、ということがありませんが、少しでも採用担当者に好印象を与えるために、大きめのA4サイズで送付することができるでしょう。

また、A4用紙を上回る大きな封筒を使用することは避けましょう。大きすぎる封筒は、中で応募書類が泳いでしまい、だなしがない印象を与えてしまいますので注意しましょう。

応募書類はクリアファイルに入れること。

応募書類を封筒に入れる際には、クリアファイルに入れることが常識です。

そうすることで、書類が折れてしまうことや、履歴書の写真が剥がれてしまうことなどを防ぐことができます。

クリアファイルに入れることで採用担当者に好印象を与えることができるでしょう。

封筒は白色を使用すること。

A4サイズの市販されている封筒を選ぶ際には、白色のものを選ぶようにしましょう。

封筒は茶封筒とイメージする方も中にはいるかもしれませんが、茶封筒は多くの企業が事務用として使用することが目的となっています。

なので、正式な書類である応募書類を送付する際には、白色の封筒がふさわしいと言えます。

ロゴ入りの封筒を使用することはNG。

転職希望者の中には、前職のロゴが入っている封筒を使用する人もいますが、絶対にしてはいけない行為です。

転職活動は個人で行っているものなので、たとえ在職中だとしても、会社名などが入っている封筒を使用することはNGです。採用担当者に”横領”と判断されてしまい、マイナス評価となります。

封筒を持参する場合の正しい封筒の書き方と渡し方

企業によっては、応募書類を郵送ではなく直接持参するように指示されることもあります。

そのような場合は、以下の点に注意することができるでしょう。

封筒には宛名、署名をしっかり記入すること。

応募書類を企業に直接持参する際には、宛名や署名を記入する必要はない、とWEBサイトなどで書かれていますが、宛名や署名が記入されていない封筒はビジネスマナーが欠けています。

なぜなら、必ず採用担当者に受け渡すことができるという保証はないからです。宛名がなければ別の人に渡ってしまう可能性もありますし、紛失されてしまうこともあり得ます。

応募書類という大事なビジネス書類であることが一目で分かるよう、宛名や署名など正確に記載して持参するようにしましょう。当たり前のことですが、切手を貼る必要はありません。

封筒に封をしないこと。

企業に持参する場合は、封筒に封をする必要はありません。なぜなら、場合によってはその場ですぐに面接が始まることがあるからです。もし封がしてあるなら、採用担当者がなかなか開けることが出来ずにモタモタしてしまうことでしょう。なので、持参する際には、封筒に封をしないで渡しましょう。

応募先企業を訪問する前に電話すること。

応募書類が入った封筒を応募先企業に持参する前に、必ず電話をいれることは大切です。

採用担当者の都合の良い時間に書類を渡すことができるよう、前日までには一度電話をいれて、スケジュールを再確認するようにしましょう。

また、応募先企業を訪問する当日は、その場で面接になっても恥ずかしくなく臨むことができるような服装や身だしなみで訪問するようにしましょう。

「添え状」とは?

上記ででてきた「添え状」を同封する目的とは何でしょうか?

添え状は、履歴書や職務経歴書を送る際に同封する書類ので、簡単なあいさつ文と言えるでしょう。たとえば、誰かにメールでデーターを送信する際に、”○○のデータを送ります”と一筆添えることも添え状と同と言えます。

つまり、応募書類を送付する際に、”履歴書や職務経歴書を送ります”と一筆、文章で書面として添えることです。

必ず添え状を同封しなければならないというものではありませんが、添え状を同封するなら採用担当者に好印象を与えることができるので、可能なら同封すべきものと言えるでしょう。

では、どのように添え状を作成することができるでしょうか?

添え状の書き方とは?

添え状で伝えたいことは、誰から誰宛へ送るものなのか?、何を何枚送ったのか?、という点を記載する必要があります。それに加え、何か補足して伝えたいことがあれば、記載することができるでしょう。

使用することができる用紙は、白色のA4サイズに横書きで書くことができます。では、添え状で書くべき順番を上から順にみてみましょう。

1、日付

まず一番右上に日付を記載します。

2、宛先

左上に宛先、つまり、会社名、役職名、担当者名を記載します。担当者名には「様」という敬称を忘れないようにしましょう。もし担当者名が分からない場合は、「○○部採用ご担当様」と記載することができるでしょう。

3、差出人

右側の日付の真下あたりの位置に、差出人名として住所、連絡先(電話番号とメールアドレス)、氏名を記載します。

4、タイトル

タイトルを自分でつけて記載します。「応募書類の送付について」などど記載することができるかもしれません。

5、挨拶

冒頭部分では、ビジネスマナーに沿った拝啓と、時候の挨拶を記載します。

6、主文

どのような書類が何枚同封されているのか記載することができます。

7、結び語

ビジネス書類の結び語として「敬具」と記載することができます。

8、締め

最後に「以上」と必ず記載し、締めます。

転職活動に欠かせない便利なツール「転職エージェント」を利用しよう!

転職活動を効率よく進めるために、転職エージェントを利用してみるのはどうでしょうか?

履歴書や職務経歴書の内容の添削はもちろん、封筒の書き方もチェックしてくれることでしょう。

また、転職エージェントを利用することで、書類選考の応募書類を応募先企業に送付する際、担当のキャリアコンサルタントが「推薦状」を一緒に沿えてくれます。これは転職エージェント側から応募企業側に対して”この応募者は○○の理由なので自信をもってお勧めします”といった応募者を全面的に推薦する書面です。

企業によっては、この推薦状の有無が、書類選考の通過の合否に影響する場合もあります。

このように数々の転職を成功へと導いてきた実績を持つ転職エージェント利用するなら、採用担当者の目に留まる魅力的な応募書類を作成することができ、転職の成功率をアップさせることができます。

転職エージェントを利用するメリットとは?

転職エージェントは、転職を希望している方なら誰でも転職に関するサービスを無料で利用することができます。では、具体的にどのようなメリットを得ることができるでしょうか?

転職エージェントの応募書類添削サービスで書類選考通過率をアップできる!

面接に進む前の段階で行われる書類選考は、応募書類のみで合否が判断されます。

履歴書や職務経歴書の内容が濃く、分かりやすく、応募者の志望動機や応募企業への熱意が伝わる応募書類を作成することができるなら、採用担当者に確実に好印象を残すことができます。

また、応募書類の内容だけでなく、ビジネスマナーがチェックされやすい封筒の書き方をしっかり確認してくれます。転職エージェントに在籍しているキャリアコンサルトは転職のプロです。

そんな転職のプロに応募書類をチェックしてもらうことで、書類選考通過率が約30%台にアップするとも言われています。

ですから、転職活動の際に転職エージェントを利用すべきツールと言えるでしょう。

応募先企業の求めている人材像をより具体的に把握することができ、それに自分をフィットすることができる。

転職エージェントのキャリアコンサルトは、多くの企業と密接に関わっていますので様々な情報を持っています。それには、ホームページやパンフレットなどから個人が収集することができない多くの情報が含まれています。

なので、転職エージェントを利用するなら、応募先企業が求めている人材像に関してさらに情報を収集することができるというメリットがあります。そのおかげで、応募先企業が求めている人材像にフィットするよう自分を合わせることができ、自分の強みや志望動機、自己PRなどを調整することができます。

それにより、企業側が求めているニーズとフィットすることができ、採用担当者の目に留まる魅力的な人材となることができます。

自分の強みやアピールすべき点を明確にすることができる。

転職希望者の中には、自分の経験やスキルなど強みが分からないという方や、将来どのような方向性に進んだらよいのか分からないと悩んでいる方も少なくありません。

しかし、転職のプロである担当のキャリアコンサルトからカウンセリングを受け一緒に話し合うことで、自分では気づかなかった強みを発見してくれます。第三者から客観的に自分をみてもらえる、将来の方向性やキャリアについて本音で相談することができるのも、転職エージェントを利用するならできるメリットです。

まとめ

職務経歴書などの応募書類を送付する際には、正しい封筒の書き方があります。

応募書類が入った封筒は、一番最初に目にするものなので、ビジネスマナーを守った正しい書き方をすることで第一印象が決まります。

ですから、書類の内容ももちろん大切なことですが、封筒の書き方も裏表、手を抜かずに作成するようにしましょう。