転職時に必要な書類や退職時に返却する書類を整理しました!

転職時に必要な書類や退職時に返却する書類を整理しました!

転職をする際には、面接の選考のために応募書類が必要となります。どんなに素晴らしい経歴の持ち主でも、それが人事担当部に伝わることが出来なければ面接へと進むことができないほど、応募書類は大切なものです。

目次

転職に必要な応募書類とは?

転職に必要な書類

転職をする際には、面接の選考のために応募書類が必要となります。どんなに素晴らしい経歴の持ち主でも、それが人事担当部に伝わることが出来なければ面接へと進むことができないほど、応募書類は大切なものです。いわば本人に変わって人事担当部にプレゼンテーションをしてくれる代理人とも言えるでしょう。ですから、丁寧にきれいな字で作成することは大切です。では、一般的に必要とされている応募書類とは何でしょうか?何を用意すべきなのかひとつづつ確認してみましょう。

1、市販の履歴書

特に企業側から指定されていない場合は、A4サイズでパソコンを使って作成することができます。しかし、企業によっては、手書きで作成するよう指示がでる場合は、手書きで作成することができるでしょう。転職エージェントなどの紹介会社を経由して応募する場合は、すでに独自のフォーマットが用意されていると思われますので、そちらを利用して作成することができます。履歴書を記入する際のポイントは、なるべく空欄や空白を作らずに埋めていくことです。たとえば、志望動機を記入する欄は、1行程度で終わすのではなく、適度な文章の量を作成することで熱意を見せることができるでしょう。

2、職務経歴書

職務経歴書は、転職書類の中で最も重要な書類です。なぜなら、この書類を通して自分の経歴をアピールし、プレゼンテーションすることが出来なければ、面接の選考人材として選ばれないからです。では、どのように記入することができるでしょうか?人事担当者の立場に自分を置き、どのようなことを記入すれば興味を引かせることができるか考えることができるでしょう。書式は自由に書くことができます。パソコンを利用し、A4サイズで1〜2枚程度で作成させることができるでしょう。読みやすくて分かりやすく、興味を引く職務経歴書を作成させましょう。

3、添え状

添え状は、応募する企業のどの要素に惹かれたのかなどの熱意を伝えるものです。1枚のA4サイズにすべて収まるように熱意をまとめ作成しましょう。その際には、どこの求人をみたか、どこに惹かれたか、自分の経験や実績、スキルをどのように活かすことができるか、志望動機、自己PRなどを記入することができます。ですから、転職する際には、応募する会社の情報収集をしっかりすることは欠かせません。

転職する際の退職の流れとは?

在籍中に転職先が決まったら、その日から転職に向けて行わなければいけないことは山ほどあります。それには退職日の調整や業務の引継ぎなど大忙しになることが予想されます。慌てて失敗することがないよう、まず退職までの一通りの流れを把握しておきましょう。

1、まず退職の意思を伝える。

法律で、退職願は受理されてから2週間で退職が認められると定められています。しかし、一般的な企業では、退職の申し出は少なくとも1か月前にするように決められています。なぜなら、業務の引継ぎやその他手続きなどを考慮すると、2週間では足りず、1〜2ヶ月を必要とするからです。なので、まずは直属の上司に退職したい旨を伝えましょう。

2、退職日の調整

退職日は、引継ぎなどを考慮しながら上司を相談しつつ、決めることができます。もし有給休暇を消化したいなら、会社に負担がかからないように調整しながら消化することができるでしょう。

3、退職願の提出

退職願は、直属の上司に提出します。退職願には、退職日と退職の理由を記入します。退職理由は”一身上の都合により”と記載するだけでも問題ありません。

4、仕事の引継ぎ

業務の引継ぎをします。口頭で引継ぎすることもできますが、仕事内容によっては資料を残すなどして引き継ぐこともできるでしょう。それと同時に、取引先に後任者を紹介することも必要です。

5、退職手続き

退職手続きには、会社から受け取る書類と、返却するものがあります。では、その点について具体的にみてみましょう。

退職の際に受け取るべきものとは?

退職の際に受け取るべき書類には以下のものがあります。

年金手帳

厚生年金の加入を証明する書類です。会社が保管している場合と、自分が保管している場合がありますので、会社が保管している場合には退職時に受け取りましょう。入社時に提出する書類ともなりますので、受け取ったなら無くさないように注意しましょう。

雇用保険被保険証

雇用保険に加入していたことを証明する大切な書類です。年金手帳同様、会社が保管していることもあれば、自分で保管していることもあります。会社が保管しているなら、忘れずに受け取りましょう。転職先で提出が求められている書類でもあります。

厚生年金基金加入員証

厚生年金基金はすべての企業が加入しているわけではありません。もし加入している企業なら受け取る必要があります。

健康保険被保険者資格喪失証明書

国民健康保険の加入手続きに必要となる書類です。退職した翌日に次の職場へ入手する場合は、必要としません。しかし、次の職場への入社までに1日でも間が空くなら、国民健康保険への切り替えを必要としますので、健康保険被保険者資格喪失証明書が必要となります。

退職証明書

退職証明書は、本人が発行を求める必要があります。この書類があることで、前職への就職を証明することができたり、確実に離職できたかを確認する際などに使用することができるので、発行しておくことをお勧めします。退職日当日でも発行が可能な企業もありますが、可能なら退職の1〜2週間前までに発行の手続きをしておくことができるでしょう。

離職票

離職票は、失業手当(失業給付金)の受給の申請をする際に必要となる書類です。この書類は、本人がハローワークに提出するものです。離職票とよく似ている書類で”離職証明書”というものもありますが、これは企業側がハローワークに提出するものです。

源泉徴収票

年末調整をする際に必要となります。

退職の際に返却すべきものとは?

健康保険証

健康保険の加入先は、企業により異なっています。転職先で新たに加入する必要があるので、一般的に退職の際には、現在使用している健康保険被保険者証は返却する必要があります。

セキュリティカード

会社でセキュリティカードが発行されているなら、退職日に返却する必要があります。

会社の身分証明書

会社に属していることを証明するものですので、退職の際には返却する必要があります。

制服や作業服

制服や作業服など会社の経費で購入し、貸与されていたものは返却する必要があります。

名刺

会社名が入った自分の名刺を返却する必要があります。企業によっては、取引先と交換した名刺の返却も求められることもあります。

会社から貸与された事務用品など

会社の経費で購入したものはすべて返却する必要があります。

定期券

現物支給されているなら、退職日に返却する必要があります。

ロッカーやデスクなどの鍵

ロッカーやデスクの鍵も会社の部品です。返却を忘れやすいですが、必ず返却するようにしましょう。

内定から転職までの流れとは?

最終面接が終了し、内定通知を受け取ることができれば、安心することができますが、実は、まだ確定したわけではないので気が休めません。労働契約を交わすことで晴れて採用となり、ようやく一安心することができます。では、内定から入社まではどのような流れなのでしょうか?

1、内定の連絡

内定通知は一般的に、電話で行われます。電話を受ける際には、必ず先方の名前を確認し、取り違いがないように注意する必要があります。メールや郵送で内定通知を受け取った場合は、1〜2日以内に必ず返信をする必要があります。求職者の中には、複数の企業の面接を受けて他社の通知も待っているという状況があるかもしれません。そのような状況の場合は、返事を保留したい旨を伝えることができます。大抵の企業が返事の保留を快く受け入れてくれます。しかし、保留期間があまりにも長いと、内定辞退とみなされてしまうこともあるので注意しましょう。

2、条件の再確認と入社意思表示

入社を承諾すると、内定が確定し、その意思表示として「入社承諾書(入社誓約書)」を記入し、提出する必要がある企業もあります。入社を承諾する前は今一度、勤務形態や条件、給与や年収、福利厚生、待遇などの確認をしっかりしましょう。

3、入社日の決定と退職日の調整

転職の場合、入社日は基本、内定先の企業に合わせ決まります。しかし、まだ在職しているなら、退職日の調整もする必要がでてくるので、内定先に相談することができます。多くの企業が、前職の円満退職に友好的なので、入社日も退職日に合わせて調整してくれることでしょう。退職日が決まり次第、いつから出社することが可能なのかを連絡し、入社日を決めることができます。

4、雇用契約書の手続き

新しい勤務先となる企業と雇用契約書を交わす手続きをします。その際には、さまざまな書類の提出も必要となります。

5、初出勤

初出勤までに、転職先の業務に関する知識を身につけておくなら安心して業務に取り組むことができるでしょう。また、入社までに時間があるなら、それに必要な資格などを取得しておくと役立つかもしれません。多くの企業では、試用期間、もしくは、研修期間があります。本採用してもらうことができるよう真剣に取り組むことができるでしょう。それに加え、初出勤日は、これからお世話になる上司や同僚にあいさつをする必要があります。仕事への意気込みが伝わるようあいさつをするなら、好印象を与えることができるでしょう。

ではここで、4の段階で必要となる入社手続きに必要な書類をひとつづつ確認してみましょう。

転職する際の入社手続きに必要な書類とは?

(ほとんどの企業で提出が必要とされている書類)

年金手帳

年金加入の手続きのために必ず必要となる書類です。年金手帳は基本的に会社が保管するものなので、提出をするように求められたら提出しましょう。もし年金手帳を無くしてしまった場合は、社会保険事務局で再発行する手続きをすることができるでしょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険に加入するために必ず必要となる書類です。年金手帳同様、退職の際に受け取っている書類のひとつです。もし紛失してしまった場合は、ハローワークで再発行することが可能となっています。

源泉徴収票

退職の際に受け取っている源泉徴収票は、同年内に転職した場合、年末調整をする際に必要となるので提出することが必要となります。

扶養排除等申告書

企業側でフォーマットを用意されるので、それに沿って記入、捺印をして提出します。社会保険や税金の手続きのために必要とされる書類なので、たとえ扶養家族がいなくても提出する必要があります。

##健康保険被扶養者移動届 社会保険の手続きをするための書類で、扶養義務がある方のみ提出が必要です。不要排除等申告書同様、企業側でフォーマットを用意されるので、それに沿って記入、捺印をして提出します。

給与振込先の届出

給与の振り込みに必要な口座を届ける書類を提出します。多くの会社で、すでに専用の用紙が用意されていますので、それを記入して提出します。

(企業によっては提出が必要とされる書類)

入社誓約書

入社契約書には、就業規則、履歴書の記載事項、秘密保持、守秘義務、損害賠償などに関することが記載されています。職種や配属先、入社予定日、入社後の待遇などをしっかり確認して署名、捺印をし提出することができます。

雇用契約書

雇用契約書は、企業側と従業員で行われます。それには賃金、労働時間などの労働条件に関することが記載されており、書類にまとめることにより、お互いの意思を明確に確認することができます。この書類は、企業側と本人の双方の署名と捺印が必要となります。入社前に提出を求められる場合もあれば、初出勤の際に雇用契約書の記入、捺印を求められる場合もあります。

住民票記載事項証明書

企業によっては、履歴書記載通りの住所に住んでいるか、現住所を確認するために住民記載事項証明書の提出を求めてくる場合があります。住民標記記載事項証明書の用紙は、企業側から受け取り、市町村の役所で手続きを行います。発行手続きのため、200円から400円程度の手数料が発生します。

身元保証書

万が一入社後に起きた諸問題に関して、連帯して賠償責任をとることを、身元保証人が会社に約束する文書を提出します。身元を保証するものなので、一般的には親族が身元保証人となり署名、捺印をして提出する必要があります。

健康診断書

企業によっては、健康診断の診断書の提出を求めてくるところもあります。企業側の健康診断に準じた内容で受診をする必要があります。

従業員調書

家族の情報などを記入して提出します。最近は、履歴書で代用されることが一般的になってきましたが、企業によっては提出を求められる場合があります。

卒業証明書

履歴書に記入した学歴が正しいかどうかを確認するために、卒業証書のコピーなどの提出を求めてくる企業もあります。転職などの中途採用では一般的に求められていませんが、場合によっては求められることあります。その際には、卒業した学校で手続きをしなければならない場合もあります。発行依頼から受け取りまでには数日間かかるので注意しましょう。

免許関連の証明

職種や業界によっては、業務に就くために知識やスキルの証明を求められます。その際に提出します。

免許関連の証明同様、職種や業界によっては、業務に就くために知識やスキルの証明を求められることがあります。

必要書類を郵送する場合に注意したいこととは?

退職先や転職先に、書類を郵送する必要が出てくる場合もあります。そのような場合に注意すべきこととは何でしょうか?

送付状を一緒に添えること。

転職先や退職先にビジネスで書類を郵送する際には、必要書類の一番上に送付状を添えて送ることが一般的なマナーとなっています。送付状には、送付した日付、会社名・部署名・担当者名を記入した宛先、住所・名前・電話連絡・メールアドレスを記入した差出人、件名、本文、送付内容を記載し、最後に”以上”と締めることができます。送付状の内容は、定型文でも全く問題ありません。一番大切なことは、一言添えるというマナーをしっかり抑えているということです。それにより、受け取った相手に好印象を与えることができます。

書類はクリアファイルにまとめること。

書類を受け取る相手の立場で考えるなら、書類を取り出しやすいようにクリアファイルにまとめておくなら見やすく親切です。また、書類の取り忘れを防止することもできます。

転職に向け慌てずにしっかり準備しよう!

転職先が決まると、やるべきとことは山ほどあります。また、退職日もあっという間にきます。退職日当日や入社時に提出書類や返却物の忘れがないためにも、事前にしっかりと準備しましょう。

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