転職時の応募書類の送付には「添え状」は必要?書き方もチェック!

転職時の応募書類の送付には「添え状」は必要?書き方もチェック!

希望する転職先を見つけ、いざ応募書類を送ろうとする際に必要となるのが、「添え状」です。エージェント経由の場合は必要ないケースもありますが、自分で同封するならビジネスマナーに気をつけて、採用担当者にアピールできるように気をつけて書きましょう!

「添え状」とは?

添え状

履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する際の「添え状」を同封する目的とは何でしょうか?

添え状は、履歴書や職務経歴書を送る際に同封する書類で「送付状」「カバーレター」とも呼ばれており、書類送付をする際のビジネスマナーとなっています。

添え状は、簡単なあいさつ文と言えるかもしれません。たとえば、誰かにメールでデーターを送信する際に、”○○のデータを送ります”と一筆添えることも添え状と同様の意味を持ちます。つまり、応募書類を送付する際に、”履歴書や職務経歴書を送ります”と一筆、文章で書面として添えることが「添え状」です。

必ず添え状を同封しなければならないというものではありませんが、添え状を同封するならビジネスマナーを身につけていることを採用担当者にアピールすることができ、好印象を与えることができるので、同封することが望ましいでしょう。

では、どのように添え状を作成することができるでしょうか?

添え状(送付状)の書き方とは?(パソコン)

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添え状で伝えたいことは、誰から誰宛へ送るものなのか?、何を何枚送ったのか?、という点です。それに加え、何か補足して伝えたいことがあれば、記載しても問題ありません。

使用することができる用紙は、同封する書類の大きさに合わせた白色のB4、もしくはA4サイズで作成します。パソコンで作成する場合は横書きで、手書きで作成する場合は縦書きで作成することが基本となっています。

では、最も一般的となっているパソコンで作成するタイプの添え状を書くべき順番を上から順にみてみましょう。

1、日付

まず一番右上に日付を記載します。日付は西暦・和暦どちらを使用しても問題ありません。応募書類を送付する年月日を記入しましょう。(すべての書類が同じ年月日で統一している必要があります。)

2、宛先

左上に宛先、つまり、会社名、役職名、担当者名を記載します 。1行目に正式な会社名称、2行目に担当部署や担当者の名前を記入することができます。部署宛の場合は「御中」、担当者あての場合は「様」という敬称を忘れないようにしましょう。 もし担当者名が分からない場合は、「○○部採用ご担当様」と記載することができます。

また注意したい点として、宛先の最後に「宛」と「行」を付けてはいけません。なぜなら、先方が自分をへりくだって見せる際に使用するものだからです。

ですから、応募者側から送付する際には、使用することはマナー違反となります。

3、差出人

右側の日付の真下あたりの位置に、差出人名として自分の住所、名前、連絡先(電話番号とメールアドレス)、を上から順に1行づつ記載します。

電話番号は、連絡がつきやすいものを書くことができます。携帯電話の番号でも問題ありません。

4、タイトル

タイトルを自分でつけて記載します。少し大きめのフォントを選び、センタリングにします。「応募書類の送付について」、もしくは「○○職応募について」などど記載することができるかもしれません。

5、頭語

冒頭部分では、ビジネスマナーに沿った頭語として「拝啓」を記載します。頭語と結語は2つでセットになっています。頭語に「拝啓」を使用したら結語に「敬具」を使用することが最も一般的となっています。頭語・結語にはさまざまなものがあります。

たとえば頭語が「拝呈」の場合は結語が「拝具」、頭語が「謹啓」の場合は結語が「敬白」などがありますが、これらは畏まり過ぎた表現となります。

また頭語が「前略」結語が「草々」だと軽々しい表現となりますので、あまり難しく考えずに「拝啓」と「敬具」のセットを使用することができるでしょう。

6、時候の挨拶

頭語を記載したなら、時候の挨拶を記載します。一般的に次のような挨拶がよく使用されています。

「時下、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」

時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」

「時下」という表現は、手紙の冒頭で一年中使用することができる時候の挨拶なので、使い勝手の良い言葉と言えるでしょう。

もしさらに印象のよい時候の挨拶をしたいなら、季節によって異なる挨拶のことがを「時下」の変わりに使用することができます。応募書類を送付する月に合わせることができるでしょう。 1月・・初春の候 2月・・晩冬の候 3月・・早春の候 4月・・春暖の候 5月・・新緑の候 6月・・初夏の候 7月・・盛夏の候 8月・・残暑の候 9月・・初秋の候 10月・・秋涼の候 11月・・晩秋の候 12月・・初冬の候

7、主文

添え状は書類を送付するための文章なので、どのような書類が何枚同封されているのか記載することが一番大事な内容となります。

「記」と一文字記入し、その下から箇条書きで同封した書類の名称とその枚数を正しく記載していきます。書類の箇条書きは中央揃えにするようにしましょう。

また、希望するなら面接機会のお願いを記載することもできるでしょう。添え状が合否に影響することはないので、自己PRや志望動機などを記載する必要はありません

8、結語

ビジネス書類の結び語として頭語に合った結び語を記載します。冒頭で「拝啓」と頭語を使用したなら「敬具」と記載しましょう。

9、締め

最後に「以上」と必ず記載し、文章を締めます。

添え状(送付状)の書き方とは?(手書き)

Top view of businessman writing on blank notebook. High angle view of man hand writing on empty notepad with spectacles, coffee cup and folder on wooden table. Closeup of male  hand making notes.

では、続いて手書きで作成する場合の書き方をみてみましょう。

手書きで添え状を作成する場合は、縦書きでも横書きでも問題ありません。縦書きが一般的となっているので、縦書きで作成する方法をご紹介します。

まず使用することができる用紙は、無地の白い縦書きの便箋に書くことができます。罫線が入っていても構いません。

筆記用具は、黒のボールペンを使用することができます。万年筆は、文字がにじみやすいので控えることができるでしょう。

また、もし間違えてしまった場合の修正液の使用はNGです。新しい紙にもう一度書き直しが必要です。

これら手書きで作成する場合の基本を踏まえて、以下の順番で作成していくことができます。

1、頭語

まず1行目の一番上から「拝啓」などの頭語を書いていきます。頭語の後は、1文字あけ、時候の挨拶を記入していきます。頭語と時候の挨拶を、最初の1行に綺麗に一緒におさめて記入するなら、見栄えがよい添え状となります。

2、本文

本文は、1文字下げて記入していきます。続けて文章がつながってしまうと読みづらくなってしまうので、こまめに段落を変えることができるでしょう。

3、結語

結語は、書き終わった本文と同じ行に記入します。頭語とセットになった結語を記載しましょう。結語の最後の文字が、ちょうど便箋の一番下から約1文字分程度空いている位置に書くことができるよう配分に気を付けましょう。

もし本文が行末まである場合は、次の行に結語を記載することができます。その際にも便箋の一番下から約1文字分程度空いている位置に書くようにしましょう。

4、日付

日付は、結語を記入した次の行の一番上から記入することができます。和暦で、履歴書を送付する日付を記載しましょう。

和暦とは? 昭和、平成などの元号とそれに続く年数で表す方法です。

6、差出人

日付を記載した次の行に、下寄せで差出人である自分の名前を記載します。名前の最後の文字の後に、1文字分のスペースが空くよう文字配分に注意しながら記載しましょう。

7、宛名

宛名は、会社の名称、部署名、担当者の名前を1文字分ずつのスペースを空けながら、1行で記載します。

好印象を与える添え状を作成するポイントとは?

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上記の添え状の書き方を抑えつつ、さらに好印象を与えるために以下のポイントを押さえておきましょう。

1、簡潔でビジネスマナーを守った文章を作成すること。

添え状は応募書類を送付する際に沿える文章です。簡潔でビジネスマナーを守った内容の文章を作成するようにしましょう。

2、可能ならパソコンで作成すること。

上記で見たように手書きでも添え状を作成することはできますが、パソコンで作成する方がビジネスシーンでは好ましいでしょう。

特にIT業界やベンチャー企業など企業によっては手書きの添え状はマイナス評価となる場合もあります。また手書きで作成する添え状は作成に時間がかかるため、効率が悪い人と判断されてしまう場合もあります。このような理由から、可能なら添え状はパソコンで作成するようにしましょう。

3、手持ちの際には添え状は同封しないこと。

添え状は、応募書類の内容とその枚数を正しく伝えることが目的なので、封筒にいれて郵送する場合のみに入れることがマナーです。

ですから、手持ちで応募書類を提出する場合には、添え状を同封する必要はありません。

添え状に自己PRや志望動機を記載しない理由とは?

上記でも添え状には自己PRや志望動機は記載しなくてもよい、と触れましたが、それには以下のような理由が関係しているため、記載する必要はありません。

添え状はすぐに捨ててしまう確率が高いから。

添え状は、書類選考の合否を左右するものではありません。そのため、多くの採用担当者は送付された書類を受けとると、枚数を確認し、すぐに添え状は捨ててしまうようです。

ですから、添え状に自己PRや志望動機を記載したとしてもアピールを増すことを期待することはできません。

過剰PRだと判断されてしまうから。

添え状のPRと履歴書や職務経歴書の自己PRや志望動機が同じものが記載されていると、採用担当者は中身を確認した時に同じ内容でがっかりすることでしょう。

目的意識がないと判断されてしまうから。

添え状の目的は、どのような書類が何枚はいっているかを知らせることです。その目的を達成することができればよいので、自己PRや志望動機などを記載するなら、目的意識が低いと判断されてしまいます。

応募書類を入れる封筒の基本的マナーとは?

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添え状というビジネスシーンに合ったマナーを守ることができたなら、それら応募書類を入れる封筒の書き方のマナーにも十分気を付けましょう。

封筒の基本的なマナーは、黒のボールペンを使用し、応募書類を折らないで入れることができるサイズの封筒を選ぶことができます。

また封筒の色は、正式な書類を送付するので白色がビジネスマナーと言えるでしょう。

料金は不足していても過剰していてもマイナス評価となりますので、郵便局の窓口で質量を測り、適切な料金で送付することをおすすめします。

封筒の中にいれる応募書類はすべてクリアファイルに入れることで、書類が折れてしまったり、履歴書の写真が剥がれてしまうことなどを予防することができます。応募書類をクリアファイルに入れる順番は、一番上に添え状、履歴書、職務経歴書とすることができます。

転職活動に欠かせない便利なツール「転職エージェント」を利用しよう! 転職活動を効率よく進めるために、転職エージェントを利用することができます。

履歴書や職務経歴書の内容の添削はもちろん、封筒の書き方や添え状の書き方や添削もチェックしてくれることでしょう。転職エージェントを利用するなら、書類選考の応募書類として履歴書や職務経歴書、添え状を応募先企業に送付する際、担当のキャリアコンサルタントが「推薦状」を一緒に沿えてくれます。

これは転職エージェント側から応募企業側に対して”この応募者は○○の理由なので自信をもってお勧めします”といった内容が書かれている、応募者を全面的に推薦する書面です。企業の中には、この推薦状の有無が、書類選考の通過の合否に影響してくることもあります。ですから、「推薦状」を書いてもらうことができる転職エージェントは利用するべき転職活動のツールと言えるでしょう。

このように数々の転職を成功へと導いてきた実績を持つ転職エージェント利用することで、採用担当者の目に留まる魅力的な応募書類を作成することができ、転職の成功率をアップさせることが可能です。

転職エージェントを利用するメリット

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転職エージェントは、転職を希望している方なら誰でも、転職やキャリアに関するサービスを無料で利用することができます。

では、具体的にどのようなメリットを期待することができるでしょうか?

書類選考の通過率を高めることができる。

面接に進む前の段階で行われる書類選考は、職務経歴書を中心とした応募書類のみで合否が判断されます。

そのため、履歴書や職務経歴書の内容が魅力的で、分かりやすく、応募者の志望動機や応募企業への熱意が伝わる応募書類を作成することができるなら、採用担当者に確実に好印象を残すことができ書類選考の通過率をアップさせることができます。

また、応募書類の内容だけでなく、ビジネスマナーがチェックされやすい封筒の書き方や添え状の書き方などもしっかり確認してくれます。転職エージェントに在籍している転職のプロでもあるキャリアコンサルトに応募書類をチェックしてもらうことで、書類選考通過率が約30%台にアップするとも言われています。

ですから、転職エージェントの利用は必須と言えるでしょう。

自分の強みやアピールすべき点が明確になる。

転職希望者の中には、自分の経験やスキルなど強みが分からないという方や、将来どのような方向性やキャリアに進んだらよいのか分からないと悩んでいる方も少なくありません。

しかし、転職のプロである担当のキャリアコンサルトからカウンセリングを受け一緒に話し合うことで、自分では気づかなかった強みやスキルなどを発見してくれます。

第三者から客観的に自分をみて判断してもらえ、将来の方向性やキャリアについて本音で相談することができるのも、転職エージェントを利用するならできるメリットと言えるでしょう。

応募先企業の求めている人材像をより具体的に把握することができ、自分をフィットすることができる。

転職エージェントのキャリアコンサルトは、多くの企業と密接に関わっていますので様々な情報を持っています。それには、ホームページやパンフレットなどから個人が収集することができない社内の雰囲気や社風など多くの情報が含まれています。

なので、転職エージェントを利用するなら、応募先企業が求めている人材像に関してさらに情報を収集することができるというメリットも期待することができます。

そのおかげで、応募先企業が求めている人材像にフィットするよう自分を合わせることができ、自分の強みや志望動機、自己PRなどをピッタリ調整することができます。それにより、企業側が求めているニーズとフィットすることができ、採用担当者の目に留まる魅力的な人材となり、書類選考に通過する確率をアップさせることができます。

まとめ

「添え状」は、書く目的を念頭に入っているなら、簡単に作成することができます。その際には、ビジネスシーンにふさわしいマナーをしっかり守って作成するようにしましょう。

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