退職届ってどんな封筒にいれたらいい?最後はマナーも大事!

退職届ってどんな封筒にいれたらいい?最後はマナーも大事!

退職届の中身にばかりこだわって、封筒をよく考えずに適当に選んでしまうと、常識のない人だと思われて恥ずかしい思いをしてしまいます。最後の最後はマナーもしっかりしておきたいですよね。今回は退職届と封筒に関して、必要なことをまとめました!

退職届・退職願を入れる封筒についての注意点

退職届と封筒

退職届の中身にばかりこだわって、封筒をよく考えずに適当に選んでしまうと、常識のない人だと思われて恥ずかしい思いをしてしまいます。ですから、退職する前にしっかり封筒に関する知識を取り入れておきましょう!この記事では封筒選びで失敗しないための幾つかのポイントを紹介いたします。円満退職をめざして頑張りましょう!

退職届と退職願は同じ封筒で良いのか

まず把握しておくべきなのが、退職届と退職願の違いです。一般的に退職届は「もう絶対に辞める!」という時に提出するもので、一度提出してしまったなら撤回することはできません。

しかし、「退職願」の場合は「会社を辞めます!」という感じではなく、「会社を辞めたいんですが、、、」という感じになります。つまり、会社を辞めたいということを相談するということです。ですから「退職願」の場合は、考えが変わったときは撤回することができるのです。

多くの人が上司に渡すのが「退職願」の方かもしれませんね。ブラック会社に勤めていて、辞める強い意志のある方は「退職届」かもしれません。

では、これら二つの書類(退職届と退職願)を入れる封筒には違いがあるのでしょうか?実は「同じ封筒」で問題ありません。封筒の表に記入する内容は少し変わるかもしれませんが、基本的には同じもので大丈夫です。

封筒の選び方

退職届や退職願を封筒に入れない「裸」の状態で渡すのは明確なマナー違反になってしまいますので注意が必要です。ではどんな封筒を選べばよいのでしょうか?

白色が良い

Blank envelope C4 mock up and Blank letterhead presentation template, isolated background

退職届・退職願を入れる封筒は白色のものが好ましいです。茶色の封筒などもよく目にすると思いますが、茶色のものはマナー違反になってしまいます。それはなぜかと言いますと、茶封筒は「安っぽい」とみなされているからです。職場で茶封筒をよく見かけるのは、安くてコストパフォーマンスが高いからです。

通常の業務で茶封筒を使用するのは全く問題ありませんが、退職届・退職願の提出の際は別です。安っぽい茶封筒を使えば、相手は敬意を感じないですよね?ですから、必ず白色封筒を用いるようにしましょう。

また、中身が透けて見えてしまうような「薄っぺらい封筒」もNGですので注意してください。裏地がついているものであればさらに良いでしょう。

無地のものを選ぶ

上記で白色の封筒を選ばなければいけないと記載しましたが、「白色であればなんでも良い」わけではありません。退職届・退職願を入れる封筒は「無地」である必要があります。

以前キャラクターがのっているものを使っている人がいましたが、これは完全にアウトです。「ちょっと頭がおかしいのかな?」と思われてしまいますので、絶対にやめましょう。

また、よくあるのが「郵便番号枠」が書かれている封筒を使う人です。郵便番号枠が書かれている封筒は「郵送のための封筒」ですから、当然マナー違反になってしまいます。もちろん枠を修正テープなどで消すのもダメです。

中に色のついている封筒は?

よく見かけるのが、表面は白いけど中に色がついている封筒です。なぜ色がついているのかといいますと、それは「中身が透けないよう」に二重構造にしているからなのです。この封筒を使うのは全く問題ありません。場合中の色は紫でしょう。

封筒のサイズ

封筒にはいろいろな大きさがあります。当然どのサイズでもOKというわけではありません。まず原則として用紙のサイズに合わせる必要があります。

用紙はB5あるいはA4が好ましいとされていますが、B5の用紙を使う際は「長形4号」を、A4の用紙の場合は「長形3号」の封筒を使うようにしましょう。

「長形4号」のサイズは90×205mmで、「長形3号」は120×235mmとなっています。どちらのサイズを買うか迷っているなら、B5用紙と長形4号の封筒をおすすめします。

なぜかと言いますと、長形4号のサイズの方がポケットにしまいやすいからです。一部分だけはみ出てしまうと、露出している部分がグチャグチャになってしまう可能性がありますし、退職届を提出しようとしていることを周囲の人に知られてしまうという場合もあります。

また、あなたの退職届を受け取った上司もそれをポケットにしまいやすいというメリットもあります。多くの人は退職届と聞くとあまり良いイメージを抱きませんので、人目につかないようにしたいと考えるでしょう。そのような気遣いを示すのもマナーの一部なのです。

どこで買えるのか

インターネット通販でも、コンビニでも、どこでも購入することができます。もしも見つからない場合は履歴書セットを購入して封筒だけ使っても良いかもしれません。

しかし注意していただきたいのですが、履歴書セットの封筒には「履歴書在中」と書かれているものがあります。もちろんその封筒はNGです。無地かどうかしっかりチェックしてくださいね。

インターネット通販の場合も注意が必要です。通販サイトの商品画像ですと、色が分かりにくかったり、実は無地ではなかったという場合もあります。ですから、購入の際は退職届専用の封筒を選ぶようにしましょう。

封筒への記入の仕方

まず使うペンは「黒のボールペン」か「万年筆」が良いでしょう。たまに筆ペンを使うという人もいますが、筆ペンを使うと文字が太く力強くなってしまいます。書いた側は礼儀を重んじているつもりでも、受け取る側は「そんなに辞めたかったのかな?」と思われてしまいます。

退職届・退職願の場合は、あまり力強く書かない方が良いのです。「辞めてしまって申し訳ない」といような気持ちを表すためにも、太く書かないようにしましょう。同じ理由でサインペンもあまりおすすめしません。そしてペンの色はもちろん黒色です。

書き方は、まず表面(のりしろがついていない面)に「退職届」と記入します。この際に注意すべきなのは、文字を大きくしすぎないことです。小さすぎず大きすぎず、丁度良い大きさを心がけましょう。

今度は裏面です。裏面(のりしろがある面)には左下の部分に「所属部署と名前」を記入します。「退職願」の場合も同じように記入すればOKです。

注意点ですが、退職届を封筒の中に入れてから、封筒の表裏に文字を書くのは絶対に避けてください。せっかく綺麗に退職届を作ったのに、筆圧であとが残ったり、インクがにじんで汚れてしまうのは残念ですよね。

封筒への入れ方は?

細かいようですが、退職届を封筒に入れるときにも注意しなければいけない点があります。まず一つ目は用紙の折り方です。基本的に折り方は三つ折りにしたほうが常識的です。

用紙と封筒のサイズが合わずに、何度も折り曲げてしまうという人もいますが、読み手のことを考えるなら折り目はなるべく少ないほうが良いのです。もしもどうしても入らないのであれば、四つ折りにすることもできます。

また折り曲げる際はきっちりと均等になるように折り曲げましょう。ずれているとあまり良いイメージを与えません。

用紙の向きに注意!

用紙を封筒に入れるときの向きも重要です。入れ方まで気をつける人は少ないので、ここでしっかりすれば他の人の一歩先を行くことができます!

入れ方は、「読み手が封筒を開けた時に用紙の最初の部分が目に入る」ようにすればOKです。

もっと詳しく説明すると、封筒の裏面(のりしろのある面)に、用紙の冒頭の部分が来るようにするという事です。退職届・退職願は基本的に縦書きですから、入れるときに少し困ってしまうかもしれません。

例えば書き始めが「この度、一身上の都合により、、、」というものであれば、この部分が上部に来るように封筒に入れなければいけません。

のり付けは必要か?

退職届・退職願の封筒はのり付けする必要があるのでしょうか?答えは「基本的には不要」です。のり付けしてしまうと開けるのが大変で、読み手はすぐに中身を確認することができないですよね?ですから、のり付けをする必要はないのです。

のり付けが必要な書類は、「直接本人に渡さない」書類です。他の人に見られるのを防ぐためにのり付けするという場合が非常に多いのです。

しかし、封筒によっては元々のりやシールがついているタイプのものがあります。この場合は、しっかりと封をするようにしましょう。見栄えが悪くなってしまいますので、封をしないと逆にマナー違反とみなされるかもしれません。

また、封をした後は万年筆あるいはボールペンで「〆」のマークを記入しましょう。この「〆」のマークは、途中で誰か当事者以外の人が開封していないかどうかをチェックする役割があります。直接手渡す場合は必要ないのですが、封をしたときのマナーとして記入する必要があるのです。

一番良いのはシールやのりがついていない封筒を購入することです。もしもまだ購入していないのであれば、何もついていないものをおすすめします

直接渡す際の注意点

WARNING danger sign word text as stencil with yellow and black stripes painted over concrete wall cement texture wide banner background. Concept image for caution, dangerous area and hazard.

退職届・退職願、そして封筒は完璧に準備したからといって、安心はできません。それを提出する際にも注意しなければいけない点があるからです。

周囲にばれないようにする

Group of happy colleagues communicating in office

退職届を提出するまでは、退職することが同僚にばれないようにする必要があります。先に同僚に知られてしまっては、うわさが広まって間接的に上司の耳に入るという可能性があります。

また、退職すればそのしわ寄せが周囲にいきますので、同僚と気まずくなってしまうという場合もあります。ですから、退職届を持ち歩く際は周囲の目に触れないように十分注意してくださいね。

直属の上司に提出する

Image of two young businessmen using touchpad at meeting

退職届・退職願は必ず「直属の上司」に提出するようにしましょう。もしも直属の上司ではなく、それよりも上の立場の人に直接提出すれば、直属の上司の顔をつぶしてしまうことになります。立場の上の人から「自分の部下から信頼されていない」と評価されてしまうのです。

しかし中には、直属の上司が退職届を受け取ってくれない、というケースもあります。その場合は、「人事部」に直接届けるのが一番よい方法でしょう。人事部は、労働基準監督署扱いで介入されることを嫌いますので、すぐに退職届を受け取ってくれるはずです。

もしも人事部にも退職届の受け取りを拒否された場合には迷わず労働基準監督署に行きましょう

きれいに保存しておく

角が折れてしまった退職届を提出するのはマナー違反だと考えている人もいるようですから、退職届を作成後はきれいに保存するようにしましょう。

職場に持っていく際は、ほかの書類と一緒のファイルに入れていしまうと、紛失してしまうという可能性もあります。間違って同僚に渡してしまったら最悪ですよね。

そのほかの注意点

退職届・退職願を渡す際には、上司に確実に受け取ってもらえる状況の時に渡す必要があります。例えば、忙しい時に渡そうとしすれば、忙しさを理由に受け取ってもらえない可能性があるからです。一発でスマートに渡せるように状況をよく見極めましょう。

郵送で送る場合の注意点について

Closeup of a pile of mail on doormat

病院に入院中で動けない、遠方に引っ越して会社が遠くになってしまった。あるいはもう二度と会社を訪れたくない!などといった理由で、退職届・退職願を郵送する場合もあると思います。

基本的に退職届は直接渡すのがマナーですが、状況が許さないという場合もあるでしょう。そのような場合は、ただ単に封筒に入れて送ればよいというわけではありません。郵送の際にも注意しなければいけない点がいくつかあります。

封筒をさらに封筒に入れる

たまに、退職届の用紙を入れた封筒に直接住所を書いて送るという人もいますが、これはマナー違反になってしまいます。用紙を入れた封筒をさらに違う封筒に入れて郵送しなければいけないのです。その際の封筒の選び方も重要です。

大きい封筒にする

当然のことですが、郵送用の封筒は用紙を入れる封筒よりも大きいサイズのものでなければいけません。そしてそのサイズも大きければ良いというわけでもないのです。

もしも退職届・退職願の用紙を入れる封筒のサイズが長形4号であれば、郵送用の封筒は長形3号が適しています。また、用紙を入れる封筒が長形3号の場合は角形5号の封筒を選びましょう。

長形3号という封筒の大きさは120mm×235mmで、角形5号は190mm×240mmとなっていますので、間違えないように注意してください。

封筒の色について

封筒の色はもちろん白色でなければいけません。退職届の用紙を入れる封筒と同じで、茶封筒はNGとなります。基本的には用紙を入れる封筒と同じなのですが、異なる点もあります。

それは、「郵便番号記入枠」の書かれた封筒を使用するという点です。今回は郵送することが目的なので、郵便番号記入枠の書かれた封筒を使用してもマナー違反にはなりません。

もしも郵便番号記入枠入りの封筒をもっていないのであれば、無地の封筒でも大丈夫です。しかし、まっすぐ書くのは難しいので、なるべく枠があるものを選びましょう。

郵送用の封筒への記入の仕方

郵便番号記入枠がついていない封筒を選んだのであれば、まず封筒の表面(のりしろの付いていない面)の右上の方に横書きで郵便番号を記入します。もしも枠がついているなら枠内に記入してください。

そして右上の郵便番号の下から、今度は縦書きで会社の住所、担当者の名前を記入します。その際、人事部宛など担当部署の名前も記入するとよいかもしれません。また、ビルの中に会社がある際は、○○ビル○階ときちんと書きましょう。

さらに忘れてはいけないのが、右下に赤字で「親展」と記入することです。この親展とは、宛名の人物以外の人は開封しないでください!という意味があります。また、これを記入することもマナーの一つです。

裏面(のりしろがある面)には左下に自宅の郵便番号、住所、氏名を記入します。裏面にはあまり大きな字で書かないようにしましょう。

また中には表面に履歴書在中と書く人もいますが、それはあまり賢い方法とはいえないでしょう。郵便物は何かと人の目に触れるものですので、周囲の人にあなたが退職することを知られてしまう可能性があります。

さらに場合によっては、会社側が退職届が郵送されてきたとわかると、受け取りを拒否するというケースも考えられるからです。ブラックな会社ですと、届いていないふりをするという場合もあるようですから、最新の注意が必要ですね。

そして封をしてから、最後に「〆」と記載するのを忘れないようにしましょう。一度「〆」と書いてしまえば、その封筒はもう開けることができませんので、よく確認してから記入するようにしてくださいね。

終わりに

誰もが円満退職を望んでいると思います。そのために、封筒のマナーを把握しておくことは非常に重要なことです。この記事を読み込んで、マナーを厳守した退職届・退職願を作成しましょう。

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