退職届や退職願ってどんな書式で用意すればいいの?完全ガイド!

退職届や退職願ってどんな書式で用意すればいいの?完全ガイド!

いざ退職するとなると、早く手続きがしたいので、諸手続きがおざなりになりがちです。用紙なんてなんでも大丈夫なんじゃないの?という人もいらっしゃるかもしれませんが、実はちゃんとした「決まり」があるのです。その決まりを守らないと、周囲の人から「常識のない人」とみなされてしまいますよ。

退職する人が増えている!?

退職届の書式って?

最近は「ブラック会社」という言葉をよく聞くのではないでしょうか?そのような会社が増えるに伴って退職を希望する人もどんどん増えてきています。特にサービス業などはブラックなところが多いようです。筆者も以前にブラックな会社で働いていたことがあります。接客業だったのですが、残業は当たり前、有給休暇は絶対にとらせてもらえない、という感じの職場で心身ともに限界まで仕事をしていました。

長年の無理がたたって体調をくずし、退職することになったのですが、その時私はインターネットで必要な知識を得ていたので、とてもスムーズに退職することができました。そんな筆者の経験を含めてこの記事を作成しましたので、どうぞ参考になさってください!!

退職届の用紙選びは重要!?

退職を決定した後、退職届の書き方や提出の仕方で悩む人は多いと思います。お困りの方のために「退職届・退職願の用紙の選び方」を紹介いたします。

用紙なんてなんでも大丈夫なんじゃないの?という人もいらっしゃるかもしれませんが、実はちゃんとした「決まり」があるのです。その決まりを守らないと、周囲の人から「常識のない人」とみなされてしまいます。

ですから、恥ずかしい思いをしないためにも、職場の人に悪いイメージを残さずに円満退職するためにも退職届についての基本をしっかりと把握しておきましょう。

Bさんの例

インターネットの掲示板に載せられていた体験談なのですが、Bさんという人が退職する際に「レターセット」に退職したい旨を書き込んで提出してしまったようです。周囲の人からバカにされ、常識のない人とみなされてしまいました。職場に悪印象を残し、Bさんは嫌な気持ちのまま退職しなければいけなくなってしまったのです。

何かの冗談でしょう!?と思われるかもしれせんが、実際にこのような人がいるのです。Bさんのようにならないように正しい知識を身につけましょう!

退職届と退職願の違いについて

用紙選びの前にまず注意しなければいけないのが、退職届と退職願、そして辞表の違いです。まず退職願いですが、この用紙は「退職したい」という希望を会社に伝えることを目的としています。それに対して退職届は「退職します!」という固い決意を会社に伝えるためのものです。

どちらの用紙を提出するかはその人の状況によって大きく異なります。例えば、ブラック会社に勤めていて、絶対に辞める!と決まっているときには退職届を提出すべきだと思います。しかし、「良い会社だけど退職したいな〜」という感じであれば、退職願のほうが良いでしょう。

一般的に退職願であれば、もしも退職を思いとどまった場合に撤回することができるからです。私の場合はこんなブラックな会社絶対に辞めてやる!という感じだったので、退職届を提出しました。

辞表に関してですが、これは「公務員」の方や会社役員の方が辞める際に提出するもので、一般の会社員の場合は辞表を提出することはありませんので、注意してください。

これらの違いを知ったうえで、まず自分がどの書類を提出すべきなのかを決めてください。

退職届の用紙の選び方

用紙サイズは?

まずは退職届のサイズに関してですが、一般的に使われているのは「A4用紙」か「B5用紙」です。どちらでも大丈夫ですので、封筒にしっかりと収まるサイズを選びましょう。

退職届は基本的に3つ折りにして封筒にいれますので、封筒をすでに用意しているのであれば、それに合わせて用紙のサイズも決定しましょう。用紙と封筒のサイズが合わずに、スカスカだったり、何度も折って分厚くなってしまうと非常に見苦しくなってしまいます。

どんな用紙?

退職届の用紙としておすすめなのはコピー用紙か白紙便せんです。まっすぐに書くのが難しいという方は、罫線入りの用紙でもかまいません。しかし、色付きの用紙や柄の入った用紙、ワンポイントの入った用紙は避けるようにしましょう。

また、中には画用紙をちょうど良いサイズに切って退職届を作成するという方もいるかもしれません。確かに頑丈にはなりますが、、、。あまりおすすめはしません。

どこで手に入る?

退職届は、コンビニやインターネット通販で専用の用紙を購入することができます。専門のものを購入すれば、書き方の説明や注意点なども細かく書かれていますので、もしも不安な方はそちらを購入しても良いかもしれません。

ちなみに筆者はコンビニで退職届を購入しました。一番スタンダードなものを選んだつもりだったのですが、非常に複雑で面倒くさかった記憶があります。皆さんが用紙を買う際は評価の高いものを事前に選ぶことをおすすめします。

縦書き?横書き?

縦書きでも横書きでもどちらでも大丈夫ですが、おすすめなのは「縦書き」です。縦書きの方が相手に改まった印象を与えるからです。普段あまり使わない書き方ですから、よく練習してから本番にのぞんでくださいね。

パソコン作成でもいいの?

もしも会社の明確な決まりがないのであれば、手書きをおすすめします。手書きの方が気持ちがこもっていますので、会社への感謝の気持ちを表すためにもパソコン作成よりも手書きの方が良いのです。

インターネットで目についた体験談を紹介します。Gさんという人が退職届をパソコンで作成し郵送で提出したのですが、実はその会社はパソコン作成はNGだったそうです。

Gさんは新たに退職届を作成しなおし会社に再提出する羽目になってしまいましたが、その間会社から退職を思いとどまるようにと何度も電話やメールが来たそうです。これはGさんにとってかなりのストレスになり、Gさんは体調をくずしてしまいました。

もしもGさんの最初の退職届が受理されていれば、このような圧力を受けることもなかったでしょう。Gさんのようにならないためにも、事前に会社に確認することをおすすめします。

封筒の選び方

続いて封筒の選び方ですが、こちらもとても重要です。何も考えずに選んでしまうと、相手に不快感を与えてしまうことにもなりかねません。封筒にもしっかりとしたマナーがあるのです。中身をしっかりしたからといって、安心するのはまだ早いですよ!

色や種類

退職届を入れる封筒は白色で無地のものでなければいけません。茶封筒はだめなの?と疑問に思う人もいますが、一般的に茶封筒は「安価である」というイメージがありますので、退職届をいれるには相応しくありません。マナー違反になってしまいますので注意してください。

また、郵便番号を記入する欄のついた封筒がありますよね?いくら白で無地だからといってその封筒を使うのは良くありません。もしも見つからない場合はネット通販でも手に入りますので、探してみてください。

封筒の書き方

表面(のり付けしない方)の真ん中に「退職届」と記入して、裏面(のり付けする面)の左下に部署名と自分の名前を記入します。その際、もしも間違ってしまった場合は新しい封筒を用意しましょう。決して修正テープや修正液を使ってはいけませんよ!

封筒に「退職届」と記入する際も縦書きがおすすめです。あまり大きく書きすぎると、何かを訴えているような感じになってしまいますので、大きすぎず小さすぎず丁度よい大きさを心がけましょう。

ペンの種類

色付きのペンは避けてください。一番良いのは黒の万年筆ですが、なければ黒のボールペンでもかまいません。ペンの種類まで細かくチェックする人はいないと思うので、わざわざ万年筆を購入する必要はありません。また、毛筆を使うという人もいるかもしれませんが、毛筆だと少し仰々しくなってしまいますので、あまりおすすめしません。

封入方法

封入する際は3つ折りにして封筒のサイズにきっちり合わせてからにしてください。折り目はきっちりとつけますが、折り直しは避けるようにしてください。またその際はシワなどにも注意する必要があります。

この時、封筒のサイズに合わずに何度も折ってしまったり、逆にスカスカすぎるとあまり心象が良くありませんので、もしもサイズがぴったりでないなら新しく買いなおすことをおすすめします。

一度だけ目にしたことがあるのですが、ぴったりすぎて端のほうがグチャグチャになっている退職届を提出する人もいます。「頑張て入れたんだろうな〜」とは思いますが、開いた時に見苦しくなってしまいますので、少しゆとりを持たせましょう。

封はするのか?

封はしなくても大丈夫なのですが、もしものり付き封筒の場合はしっかりと封をしてください。そして封をしたら、そのあと上から「〆」のマークを書いてくださいね。封をしていない場合は記入しないでください。

そして一度封をして「〆」のマークを書いたなら、提出するまで開封しないでください。そもそも〆とは、宛先に届くまで開封されていないということを表すものだからです。封をしたあとに、もう一度中身を確認したくなるかもしれませんが我慢しましょう。またしっかりと中身を確認してから封をしてくださいね。

きれいに保存する

当たり前の事かもしれませんが、上司に提出するまでは退職届を綺麗に保存しておきましょう。クリアファイルなどに入れておくことをおすすめします。他の書類を一緒にしておくと、グチャグチャになってしまいますので、退職届専用のファイルに入れておくことをおすすめします。

また、他の書類と一緒に保存しておくと、誤って取引先などに提出してしまうという危険性もありますので、しっかりと取り分けておきましょう。

郵送する場合

退職届は基本的に手渡しがマナーですが、事情により直接渡せないという場合があるかもしれません。例えば病気で入院しているという場合や、遠方に引っ越したため直接足を運べないという場合があります。

また、中にはもう上司に会いたくない!会社に行きたくない!という人もいるかもしれません。そのような場合はただ退職届を送れば良いというわけではありません。他にも用意するものがあります。

添え状を用意する

郵送する場合は「添え状」というものが必要です。添え状はそこまで力をいれて書かなくても大丈夫です。今までの感謝の言葉を少し添えるだけで良いでしょう。「例)同封の通り退職届を提出させていただきます。長い間大変お世話になりました。」と、これぐらいの言葉でOKです。何も思いつかない時は参考にしてください。

封筒について

退職届をいれた封筒とは別にもう一枚封筒を用意しなければいけません。用意するのは退職届のものより一回り大きいものが良いでしょう。こちらの封筒は郵便番号を書く欄がもともとついているタイプの封筒で大丈夫です。

封筒に記入すること

まずは表面に宛名を記入します。そして、表面の左下に赤字で「親展」と書くようにしましょう。そして裏面には左下に自分の名前と住所を記入しましょう。その際は真ん中に大きく書くのではなく、小さめに記入しましょう。封をした後、最後に封の部分に「〆」を書いて終わりです。

ちなみに表面に各「親展」の意味は、宛名以外の人は開けないでほしいという意味です。これを書くことによって、担当者に届いてから開封されますので、途中で誰かに勝手に中身を見られずに済むというわけです。

この封筒には「退職届在中」と書く必要はありません。関係のない人たちに退職することがバレるのは嫌ですよね。確実に担当者の手に渡るようにすればOKです。

封筒への入れ方

封筒に入れる際は必ず添え状を上にして入れてください。そして、退職届の表面を上にします。そうすることで、退職届という文字が透けて見えてしまうことを避けることができます。

そして大きい封筒に入れる際も、添え状がグチャっとならないように十分に注意してくださいね。

郵送のタイプ

会社に送る際は、相手に郵送したことを証明できる「配達証明」を利用するようにしましょう。別途で料金が必要になりますが、後の事を考えると賢い方法と言えます。

普通の郵便だと、会社側がそれを受け取ったかどうか証明することができません。会社側から「届いていない」と言われれば、いつまでも退職の手続きをすすめることができないのです。

ブラックな会社だとあなたを辞めさせないために退職届を破棄するという可能性があります。ですから、郵送したこと、そして相手が受け取ったことを証明するためにも「配達証明」は必須なのです。

そのようなトラブルに巻き込まれたという人は実は数多くいます。会社都合で辞める人に多いようですので、十分に注意してくださいね。

直接提出する場合

会社に直接提出する場合は上記のような添え状などは必要ありませんし、退職届の封筒をさらに別の封筒に入れて提出する必要もありません。しかし、直接提出する場合には何点か注意しなければいけないことがあります。

周囲の人にばれないように!

「退職届」という封筒を持ったまま会社内をうろうろすれば、同僚たちに見られてしまう可能性があります。「どうせ辞めるんだから見られても平気だ!」という人もいるかもしれませんが、上司や人事担当者よりも先に関係のない同僚に退職の事を知られるのは良くありません。

もしもその日に退職届を提出できなかった場合、あなたが退職することが先にうわさで広がってしまうという可能性があるからです。それが上司の耳に入れば、上司はあまり良い気持ちがしないでしょう。あなたの心象も悪くなってしまうかもしれません。

また、あなたの退職がうわさになれば、退職までの残りの期間あなたが会社にいずらくなってしまうかもしれません。私も経験がありますが、同じ部署の人間が辞めれば、そのしわ寄せは同僚に来るのです。必ずしもそうであるとは限りませんが、同僚から嫌がらせをされるという可能性も十分にあるのです。

ですから退職届を提出する際は、周囲の人にばれないようにしてください。退職届をクリアでないファイルに入れておく、別の色付き封筒にいれておくという方法がおすすめです。

必ず直属の上司に提出する

退職届はまず直属の上司に提出するようにしましょう。直属の上司よりもさらに上の立場の人に提出すると、直属の上司の評価を下げてしまうということになりかねません。もしも直属の上司が受け取ってくれないという場合は仕方がないかもしれません。

もしも上司からのパワハラが嫌で退職を考えているという場合は直接人事部に持って行ってくださいね。そのような上司は、自分の評価が下がることを恐れて退職届を受け取らないという可能性があります。

終わりに

さてここまで退職届の用紙や封筒についての情報を載せてきましたが、参考になりましたか?退職するから適当でいいや!と考えずに、マナーをしっかりと守り円満退職を心がけましょう。

この記事が気に入ったらシェア
おすすめ記事
関連記事